Để Làm Việc Hiệu Quả

David Allen là một nhà tư vấn về năng suất làm việc và là tác giả của cuốn sách bán chạy nhất Getting Things Done, trong đó đề cập đến hệ thống hiệu quả về danh sách định hướng, được gọi tắt là: GTD. 

HBR: Hãy bắt đầu với thứ gì đó đơn giản. Anh hãy định nghĩa công việc mà mình làm như thế nào đi. 

Allen: Tôi giúp mọi người và các tổ chức có được nhiều hơn với đầu vào ít hơn. Tôi dạy các một loạt các bài thực hành tốt nhất và một phương pháp tạo ra cảm giác tập trung và kiểm soát tốt.

Anh đã viết một vài cuốn sách mô tả kỹ thuật của mình, nhưng hãy tóm tắt sơ lược về nó được không?

Allen: Tôi gọi những gì tôi phát hiện được là “giá trị chiến lược không gian mở”. Nói rằng bạn sẽ nấu bữa tối cho mọi người, bây giờ là 5:00 chiều, và họ sẽ đến lúc 6:00. Bạn muốn tất cả nguyên liệu phải đúng. Bạn muốn tất cả dụng cụ phải đúng. Bạn muốn căn bếp mình phải thật gọn gàng và sạch sẽ. Bạn cần sự tự do để làm ra một mớ hỗn độn sáng tạo. Tôi dạy cho mọi người đạt được sự tự do đó bằng cách thực hiện các bước cụ thể ngay lập tức: Thu thập tất cả các cam kết và dự án của bạn vào danh sách, tập trung vào “hành động tiếp theo” và suy nghĩ về bối cảnh- công việc mà bạn cần thực hiện trong văn phòng, trên điện thoại, hoặc trên máy tính của bạn. Bạn không cần thay đổi bản thân. Bạn chỉ cần một số kỹ thuật đơn đơn giản nhưng rất có tác dụng. 

HBR: Hãy nói về một số nguyên tắc cụ thể mà anh dạy

Allen: Nó cũng là một vấn đề về lựa chọn công việc phù hợp. Peter Drucker từng nói rằng công việc khó khăn nhất đối với người lao động trí thức là xác định được công việc. Một thế kỷ trước, 80% thế giới đã tạo ra và thay đổi mọi thứ. Bạn có thể làm việc bao lâu tùy ý miễn là bạn có thể, và sau đó bạn ngủ, và sau đó bạn thức dậy và tiếp tục làm việc lại. Bạn đã không phải phân chia hay đưa ra quyết định quản lý. Nó khó để làm việc hiệu quả hơn nếu áp dụng cách đó như bây giờ vì công việc đã trở nên phức tạp hơn 

HBR: David,rào cản lớn nhất đối với hiệu quả công việc mà anh thường nhận thấy được khi bạn đến một công ty lần đầu là gì?  

Allen: Mọi người thường không thu thập lại những thứ khiến họ chú tâm. Họ không thừa nhận nó hoặc chối bỏ nó. Và nó cứ tiếp tục xảy ra trong tâm lý của tổ chức cũng như tâm lý cá nhân, rút cạn năng lượng và tạo ra cặn bã tâm lý đáng kinh ngạc. Mọi người nói rắng “ Tôi sẽ làm điều đó” nhưng họ không ghi chép nó ra, và nó đi vào lỗ đen. Sẽ tốt thôi nếu như nó chỉ là một thứ, nhưng nó có hàng trăm thứ. Và mọi người không xác định được chính xác cam kết của họ đối với thứ đó- những kết quả mà họ đạt được, những hành động tiếp theo cần thiết để bước tiếp. 

“Tâm trí của bạn dùng để tạo ra ý tưởng, chứ không phải giữ chúng. Vứt mọi thứ trong đầu vào một danh sách có thể mang lại một hiệu quả đáng kể” —David Allen

Sự giữ lại những danh sách việc cần làm khổng lồ trong tâm trí –  bản thân chúng đang áp đảo chúng ta.

 Allen: Mọi người nhìn vào danh sách của tôi và thốt lên rằng: “ Chúa ơi, bạn có quá nhiều thứ phải làm”. Nhưng nếu bạn không nghĩ rằng danh sách là cách để tiếp tục thực hiện thì hãy vứt bỏ lịch trình của bạn đi. Đừng thiếu trung thực về mặt trí tuệ về nó. Tại sao bạn phải có lịch? Bởi vì thế giới bắt đầu trở nên phức tạp hơn rồi, và vì vậy nên bạn cần giúp đỡ để quản lý năng lượng sáng tạo mà không thể hết hoàn toàn hoặc kết thúc. Bạn cần có danh sách vì bộ não của bạn không giỏi trong việc giữ chúng. Tậm trí bạn là một chiếc máy tính nhỏ bé ngu ngốc sẽ đáng thức bạn lúc 3:00 sáng và đánh bạn đến tóe máu vì những bạn đã không chịu làm trong lúc bạn đang nằm dài ở đó. Tất cả những gì nó làm là lặp lại những việc theo chu trình mở, mở nó sẽ hút cạn năng lượng của bạn như điên.

HBR:  Các nhà lãnh đạo đóng vai trò gì trong việc khiến công nhân làm việc hiệu quả hơn?

Allen: Nếu như các ông chủ không sắp xếp một cách hợp lý những nhiệm vụ mà mọi người chuẩn bị làm, nhân viên không thể có đươc tốc độ tối đa để làm. Nếu như công việc không rõ ràng, nếu như dự án không được xác định rõ, nếu như kết quả không được tập trung vào, nếu nếu các bước hoạt động và trách nhiệm giải trình và sự sự chịu trách nhiệm không được phân bố, thì lãnh đạo đã không thực hiện được công việc của mình. 

HBR: Anh có thể nói lý do tại sao các tổ chức thất bại khi cố gắng làm cho các nhân viên họ  làm việc hiệu quả hơn không?

 Allen: Trớ trêu là, những người quan tâm đến công việc của chúng tôi- và người gắn bó với nó nhất – chính là những người cần nó ít nhất. Những gì chúng tôi làm là loại bỏ rào cản. Ai có ý thức về rào cản nhất? Những người thật sự nhanh nhất. Đội đua Formula One chi một triệu đồng để tiết kiệm một phần của giây. Nhiều công ty khác đi theo cách làm việc của chúng tôi vốn đã rất thành công. Tôi khó có thể chỉ ra rằng các tổ chức đã thất bại với cách làm việc với chúng tôi – nếu như bạn chỉ thực hiện theo một phần nhỏ mà chúng tôi giảng dạy, nó sẽ cải thiện hiệu quả làm việc. Vì vậy, không có bất kì thảm họa nào lớn mà các công ty đã thử phương pháp của chúng tôi mà thất bại.

HBR: David, khi bạn làm việc với một công ty, làm thế nào để anh nhận biết rằng ý tưởng của mình đã bắt đầu được công nhận và hình thành thói quen?

Allen: Tôi có thể nhận thấy điều đó khi văn hóa bắt đầu kết hợp với những nguyên tắc như những hành vi dự kiến và biến chúng trở thành từ vựng thông thường. Bạn sẽ nghe thấy mọi người xây dựng chúng thành ngôn ngữ : “Việc cần làm tiếp theo là gì?” “ Chuyển giao cho ai?” – “chúng ta có thể hoàn thành nó không?”. Họ ghi chép mọi thứ xuống. Họ bắt đầu cuộc họp bằng cách xem lại những gì họ mong đạt được. Những thói quen như vậy sẽ có thể dần dần được hội nhập .

HBR: Câu hỏi cuối cùng: Nếu mọi người có thể lấy duy nhất một thứ từ công việc của anh, đó sẽ là thứ gì?

Allen: Nghĩ theo hướng này đi. Khi chúng ta đã ngồi đây nói chuyện với nhau, mọi thứ đã đã chất đầy trong hộp thư đến và hộp thư thoại của tôi. Một số chúng có khả năng thay đổi các ưu tiên của tôi. Khi tôi chuyển sang những thứ chất đống này, chúng ta cần loại bỏ công việc cũ đang quản lý chúng ta, đang thu hút sự chú ý của chúng ta, và phân bố nguồn lực của chúng ta cho những ưu tiên mới này. Bạn chỉ có thể làm một việc tại một thời điểm và bạn có quá nhiều nguồn lực. Bạn có thể cảm thấy ổn khi ngồi ở đây nói chuyện với tôi, hoặc bạn cảm thấy tồi tệ về 9.000 việc khác mà bạn chưa làm. Mọi người cần một hệ thống để đưa ra lựa chọn sáng suốt .




Comment