Tinh Hoa của GTD® —DAVID ALLEN

Tôi đã được phỏng vấn rất nhiều trên đài phát thanh và truyền hình trực tiếp từ khi cuốn sách đầu tiên của tôi được xuất bản – hình thức này cung cấp cho người xem những điều cần thiết cho sức khỏe, sự giàu có và hạnh phúc. Họ đã buộc tôi phải chắt lọc thông điệp của mình cho một số yếu tố cần thiết.

Câu hỏi điển hình là “ David, điều gì giúp chúng ta làm việc được hiệu quả?”. Đây là câu trả lời của tôi.

 “Điều đó không chỉ duy nhất một thứ, mà là năm, tất cả được gói gọn với nhau: Mọi người luôn giữ mọi thứ trong đầu. Họ không quyết định được những gì họ cần làm về những điều họ có trong đầu. Họ không sắp xếp được những nhắc nhở về kế hoạch và tài liệu hỗ trợ trong các danh mục. Họ không tiếp tục và xem xét đầy đủ và khách quan các công việc của mình. Sau đó, họ lãng phí năng lượng và sử dụng hết, cho phép sự bận rộn của họ được điều khiển bởi những gì mới nhất và ồn ào nhất, hy vọng đó là điều đúng đắn phải làm nhưng họ sẽ không bao giờ cảm thấy nhẹ nhõm.”

Nếu là tôi, tôi sẽ làm gì?

Tôi chỉ đơn thuần đưa ra các hiện thực tồi tệ nhất trong năm giai đoạn quản lý quy trình công việc – thu thập, sàng lọc, sắp xếp, đánh giá và thực thi. Bất kỳ giao đoạn nào trong số này không bao giờ là vấn đề. Rõ ràng là hầu hết mọi người giữ mọi thứ trong đầu. Nhưng đối với những người viết rất nhiều thứ ra – họ chỉ không thể quyết định hành động tiếp theo với họ là gì, điều này khiến cho các danh sách hoạt động không ổn định. Nhưng ngay cả khi họ nghĩ về những hành động cần thiết, họ vẫn không sắp xếp những ghi chú ở nơi mà họ sẽ thấy khi họ ở trong hoàn cảnh để thực hiện công việc đó. Và ngay cả nếu như họ làm điều đó trong khi có hứng làm việc, hầu hết đều để hệ thống của họ nhanh chóng trở nên lỗi thời và không nhất quán. Và không có sự chăm sóc và nuôi nấng và sử dụng liên tục các công cụ tư duy điều hành của họ, chức năng đó sẽ quay trở lại vào nơi lưu trữ mục nát . Cuộc sống và công việc sẽ lập lại không có kế hoạch thay vì lựa chọn hành động được định hướng rõ ràng.

“Vậy David, chúng ta cần làm điều gì?”

 “Nó một sự kết hợp của năm hành vi thực hành một cách tốt nhất. Thu thập mọi thứ ra khỏi đầu bạn. Đưa ra quyết định về các hành động cần thiết trên công cụ ngay khi nó xuất hiện, không phải khi nó đầy đến nổ tung. Sắp xếp các nhắc nhở cho các công việc của bạn và các kế hoạch tiếp theo cho chúng trong các danh mục phù hợp. Giữ cho hệ thống hiện tại của bạn đầy đủ và chi tiết đầy đủ để tin tưởng vào các lựa chọn trực quan của bạn về những gì bạn đang làm và những gì bạn không đang làm bất cứ lúc nào.”

Tôi cho rằng tôi có thể đã làm được những điều đó đơn giản hơn: “Tập trung vào kết quả tích cực và liên tục thực hiện kế hoạch tiếp theo cho điều quan trọng nhất.” Nhưng ai mà không biết điều đó? Thực hiện nhất quán nguyên tắc đó thích hợp với mọi khía cạnh của cuộc sống của chúng tôi là thách thức lớn. Và điều đó không dễ dàng như vậy.




Comment