“REVIEW” 04 PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ CÔNG VIỆC ĐƯỢC ỨNG DỤNG PHỔ BIẾN TRÊN THẾ GIỚI

quan ly cong viec hieu qua_STEP_GTD

1- Phương pháp Ghi chép công việc (Bullet Journal)

Theo Hal Elrod, tác giả cuốn “Buổi sáng diệu kỳ/ The Miracle Morning”, đã nhận định phương pháp Ghi chép công việc (Bullet Journal) “giúp thay đổi cuộc đời bạn hơn những gì bạn có thể tưởng tượng”. Nó không chỉ giúp người ứng dụng quản lý bản thân hiệu quả mà còn giảm thiểu stress, kích thích sáng tạo.

Bullet Journal do Ryder Carroll tạo ra nhằm tập trung ghi chép, phác họa các đầu việc thành những gì thú vị, dễ nhớ đối với mỗi người, từ đó thúc đẩy quản lý công việc hiệu quả. Điểm độc đáo của Bullet Journal là bạn được tự do sáng tạo và sử dụng các ký hiệu, quy ước giúp xác định tình trạng công việc, cách thức xử lý hoặc lưu lại để làm sau.

Bản kế hoạch theo phương pháp này bao gồm:
  • Mục lục và số trang (Index): chứa “Kế hoạch săp tới”, “Kế hoạch theo tháng/ ngày”, các ghi chú để tiện tra cứu.
  • Kế hoạch sắp tới (Future Log): liệt kê các dự định trong 3/ 6/ 12 tháng sắp tới.
  • Kế hoạch theo tháng (Monthly Log): liệt kê các mục tiêu trong tháng kèm theo thời lượng cụ thể.
  • Kế hoạch theo ngày (Daily Log): các đầu việc hàng ngày cần làm.
Phương pháp Bullet Journal
Phương pháp Bullet Journal

2- Phương pháp 25 phút (Pomodoro)

Là phương pháp do Francesco Cirillo phát triển, Pomodoro giúp kết hợp những khoảng làm việc liên tục với các quãng nghỉ ngắn, từ đó cải thiện hiệu suất.

Trở ngại người dùng Pomodoro hay gặp phải chính là quãng “25 phút” của phương pháp này có thể khiến nhiều đầu việc lớn, đòi hỏi tập trung và thời gian nhiều hơn, sẽ khó thực hiện được. Để giải quyết, Mike Vardy – nhà sáng lập trang web Productivityist – đã đề xuất chia các đầu việc lớn thành những mục nhỏ có thể hoàn thành trong phạm vi 25 phút.

Các bước thực hiện Pomodoro gồm:
  • Liệt kê các việc cần làm.
  • Đặt thời gian thực hiện, thường là 25 phút và làm liên tục không nghỉ.
  • Giải lao 5 phút.
  • Sau 4 phiên làm việc – nghỉ ngơi ngắn thì nghỉ dài 10 phút. Đặc biệt, chúng ta cần giải lao thực sự, không dùng các thiết bị điện tử bởi sẽ khiến não bộ thêm mệt mỏi.

Ví dụ, khi viết một bài báo, bạn có thể chia thành các mục nhỏ: Dàn ý, Phê duyệt dàn ý, Phác thảo bài, Tìm kiếm hình ảnh, Biên tập bài viết, và Điều chỉnh.

Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro

3- Phương pháp Ma trận ưu tiên (Time management matrix)

Được giới thiệu bởi Stephen Covey, phương pháp này xếp các việc cần làm dựa trên 2 yếu tố: mức quan trọng và mức khẩn cấp.

Bằng việc sắp xếp tất cả các nhiệm vụ vào 4 phần của ma trận, bạn sẽ nhìn nhận rõ việc gì thực sự quan trọng và việc gì có thể đợi làm sau.

  • Ô 1 – Khẩn cấp & Quan trọng: làm ngay để kịp deadline.
  • Ổ 2 – Không khẩn cấp nhưng Quan trọng: lên kế hoạch để thực hiện.
  • Ô 3 – Khẩn cấp và Không quan trọng: Áp dụng quy tắc 2 phút để làm ngay hoặc bàn giao cho người khác.
  • Ổ 4 – Không khẩn cấp và Không quan trọng: Loại bỏ.
Phương pháp Time Management Matrix
Phương pháp Time Management Matrix

4- Phương pháp Getting Things Done

Get Things Done (GTD) là phương pháp quản lý công việc được David Allen (Mỹ) sáng tạo và giới thiệu qua quyển sách cùng tên vào năm 2001. Thuần thục phương pháp này, những việc “nên làm” và “phải làm” sẽ không còn lởn vởn trong tâm trí, thay vào đó, chúng ta sẽ nhận diện và làm chủ được chúng, từ đó giảm thiểu stress và thiết lập cuộc sống cân bằng.

Quy trình thực hiện GTD gồm 05 bước sau:

  • Thu thập: Tổng hợp tất cả những việc cần làm, có thể dùng sổ tay, app ghi nhớ hoặc tất tần tật những thứ giúp bạn lôi được những thứ còn “quanh quẩn trong đầu” ra ngoài.
  • Sàng lọc: Đặt câu hỏi “Việc này là gì?” và “Có thực hiện được không?”. Nếu có, hãy quyết định “hành động tiếp theo” và “kết quả mong đợi”. Nếu không, hãy phân loại: Một ngày nào đó/ Tham khảo/ Bỏ đi. Kết quả cuối bước này là Danh sách việc cần làm.
  • Sắp xếp (Danh sách việc cần làm):
    • Với các việc chỉ cần 1 bước thực hiện và yêu cầu hoàn thành ngay, áp dụng Quy tắc 2 phút.
    • Với các việc cần nhiều hơn 1 bước thực hiện, đưa chúng vào Kế hoạch thực hiện gồm: tên dự án, nội dung công việc, thời hạn, người phụ trách và tài liệu hỗ trợ. Một dự án lớn sau khi được sắp xếp sẽ trở thành những đầu việc nhỏ nằm gọn trong 3 mục: Hành động tiếp theo (Quy tắc 2 phút), Lịch làm việc và Hỗ trợ (đầu việc giao người khác thực hiện).
  • Đánh giá: David Allen gợi ý xem lại kế hoạch theo tuần và những mục tiêu ngắn hạn theo tháng.
  • Thực thi: Tập trung hoàn thành mọi thứ.
Quy trình thực hành phương pháp quản lý công việc GTD
Quy trình thực hành phương pháp quản lý công việc GTD
“Đừng để nhiều thứ choáng lấy tâm trí bạn”

Bài học mà chuyên gia David Allen dành cho bạn là . Dù bạn biết bản thân cần làm gì, tuy nhiên, nếu không đủ thông tin về cách làm, khung giờ thực hiện, người phụ trách/ hỗ trợ…, mọi thứ vẫn trở nên mông lung, rối rắm. Và bạn vẫn mắc kẹt trong một mớ hỗn độn những đầu việc không đếm xuể.

Hơn thế, Getting Things Done không phải là một check-list công việc. 05 bước GTD đòi hỏi một sự đầu tư lớn và thực hành xuyên suốt. Nếu chỉ lên mỗi danh mục các việc cần làm mà không có sự sàng lọc “Làm hay không”, cũng như không đưa vào Kế hoạch hành động (Ai – Giờ nào – Việc nào – Thế nào), chắc chắn bạn vẫn sẽ luôn trong tình trạng “cháy deadline”, không đủ khoảng trống trong tâm trí để sáng tạo và phát triển.

Về GTD® và STEP Education

Getting Things Done – “Nghệ thuật làm việc hiệu quả – giải tỏa áp lực” là phương pháp cải thiện năng suất nổi tiếng được khai sáng bởi David Allen, một trong những nhân vật có ảnh hưởng nhất trên thế giới trong lĩnh vực này (theo Fast Company, Mỹ). Từ tháng 4/2018, STEP Education đã trở thành đối tác độc quyền với học viện David Allen (Hoa Kỳ), sở hữu nhượng quyền khoá huấn luyện Getting Things Done® tại Việt Nam.

Với sứ mệnh “mang lại những giá trị thiết thực cho các cá nhân và doanh nghiệp”, đội ngũ STEP Eduction đã dành hơn 2 năm để đáp ứng tất cả các tiêu chí theo chuẩn toàn cầu của Học viện David Allen. Ông Lê Hữu Nghĩa – nhà sáng lập STEP, đã tham gia các khóa đào tạo trainer tại Hà Lan, là người đầu tiên và duy nhất được học viện David Allen cấp chứng chỉ dạy GTD® tại Việt Nam.

Bên cạnh nội dung và chất lượng giảng dạy theo tiêu chuẩn của Học viên David Allen, STEP Education áp dụng mức học phí tiết kiệm đến 80% so với đăng ký học GTD® tại Singapore.

Để giúp các cá nhân và DN hiểu rõ giá trị của GTD®, chúng tôi sẽ tổ chức:
  • Trải nghiệm khóa huấn luyện GTD® dành cho Tổng Giám đốc, Giám đốc các công ty, tập đoàn thực sự quan tâm đến việc phát triển tổ chức và nâng cao kỹ năng quản lý cho nhân viên: tổ chức vào 17/12/2020. Thông tin chi tiết Trải nghiệm tại đây.
  • Khóa huấn luyện GTD® dành cho các cá nhân mong muốn cải thiện hiệu quả công việc và thiết lập cuộc sống cân bằng: tổ chức vào 22/12/2020. Thông tin chi tiết Khóa huấn luyện tại đây.
  • Hội thảo dành cho các Tưởng phòng nhân sự, Chuyên viên phụ trách đào tạo tại doanh nghiệp, giúp giải quyết những vấn đề đau đầu về nhân sự: tổ chức vào 05/01/2021. Thông tin chi tiết Hội thảo tại đây.

Địa điểm: Liberty Central Saigon Riverside, 17 Tôn Đức Thắng, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM

Các anh (chị) đăng ký tham dự các chương trình của STEP tại đây.

THÔNG-TIN-LIÊN-HỆ-STEP




Comment