QUY TRÌNH, CÔNG CỤ QUẢN LÝ HIỆU SUẤT GIÚP DOANH NGHIỆP TỐI ƯU CHI PHÍ NHÂN SỰ

Công cụ quản lý hiệu suất giúp DN tối ưu chi phí nhân sự

1- Khái niệm

Trên thực tế, công việc đánh giá hiệu suất nhân viên chỉ là một trong những yếu tố của quy trình quản lý hiệu suất. Michael Armstrong trong Cẩm nang Quản lý hiệu suất đã định nghĩa: “Quản lý hiệu suất là quá trình liên tục cải thiện năng suất bằng cách: thiết lập mục tiêu đội nhóm lẫn cá nhân (gắn liền với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp); lập kế hoạch thực hiện những nhiệm vụ cần làm; kiểm soát, đánh giá tiến độ; phát triển thái độ, trình độ kiến thức và kỹ năng cho đội ngũ”.

2- Đặc trưng một hệ thống quản lý năng suất hiệu quả

  • Tầm nhìn tổ chức, sứ mệnh, mục tiêu được xác định rõ ràng và hiểu rõ bởi tất cả các cấp nhân sự.
  • Giao tiếp cởi mở, minh bạch, thúc đẩy sự tham gia, làm rõ các kỳ vọng, cho phép các bên hiểu được kết quả và hành vi mong đợi.
  • Các thông số hiệu suất chính (kèm theo định nghĩa) rõ ràng, chi tiết.
  • Công bằng, nhất quán trong áp dụng quản lý thực tế.
  • Có phần thưởng và sự công nhận.
  • Có lộ trình đào tạo – phát triển nhân sự hiệu quả từ quá trình đánh giá định kỳ.

3- Mối liên hệ giữa quản lý hiệu suất và tối ưu chi phí nhân sự trong DN

Giúp tối ưu năng suất nhân sự:

Theo Harvard Business Review, quản lý hiệu suất kém gây tác động tiêu cực tới hiệu quả kinh doanh như: giảm 48% doanh thu tính trên đầu người; khiến 67% nhân viên có hiệu suất tốt thôi việc và lãng phí 37% nguồn nhân lực trong quá trình thực thi.

Vì vậy, việc tối ưu năng suất giúp quản lý nhìn nhận điểm yếu từng cá nhân, những tắc nghẽn hoặc sai phạm, từ đó hỗ trợ nhân viên cải thiện. Hiện nay, có rất nhiều công cụ, phương pháp giúp người làm nhân sự đánh giá chính xác khả năng làm việc của nhân viên như: phần mềm quản lý, hệ thống phân tích chức năng, hệ thống KPI… Đồng thời, một khi người lao động nhận ra những điểm mạnh – điểm yếu của bản thân, điều này giúp họ đánh giá năng lực của mình khách quan hơn, tăng cường ý thức và sự phấn đấu trong công việc của họ.

Giữ chân người tài, giảm chi phí tuyển dụng lao động mới:

Công cụ quản lý hiệu suất giúp DN tối ưu chi phí nhân sự
Ngày nay, chi phí thuê mướn, giữ chân nhân sự luôn là bài toán thách thức mọi DN. Vì vậy, lãnh đạo và HRM cần phối hợp nhau trong việc tối ưu hóa khoản chi phí này.

Quản lý hiệu suất được triển khai hiệu quả là một công cụ giúp tạo động lực cho nhân viên tham gia vào quy trình tạo nên giá trị gia tăng cho tổ chức. Bên cạnh đó, người làm nhân sự có thể nhìn rõ quá trình vượt qua khó khăn của nhân viên, thiết kế hệ thống lương thưởng phù hợp, tạo cảm giác được trân trọng và công nhận cho đội ngũ.

Quản lý hiệu suất cũng tạo ra bầu không khí tin tưởng, sẵn sàng hỗ trợ trong tổ chức, phát triển mối quan hệ nhân viên – công ty. Nếu một cá nhân nhận thức được tổ chức đang quan tâm đến những gì họ cống hiến và tận tình giúp họ phát triển sự nghiệp, nhiều khả năng họ sẽ đồng hành với công ty lâu hơn. Nhân viên gắn bó hơn giúp DN cải thiện hiệu suất, tối đa hóa ROI vào nguồn lực con người.

Giúp ra quyết định nhân sự đúng đắn: 

Quy trình quản lý hiệu suất giúp DN có cái nhìn tổng quát về năng lực con người bên trong tổ chức. Dựa vào báo cáo năng lực nhân sự, HRM có thể so sánh, đánh giá và lựa chọn tuyển dụng hay cắt giảm nhân sự hợp lý, tránh dựa trên cảm tính.

4- Quy trình quản lý hiệu suất điển hình

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch

  • Xác định các khía cạnh của công việc/ dự án (mô tả công việc, mục tiêu dài – ngắn hạn, mục tiêu chính, phá triển thước đo). Mục tiêu phải đảm bảo định dạng SMART (cụ thể, có thể đo lường, có khả năng đạt được, thực tế, có thời hạn), phù hợp giá trị lõi của tổ chức, mang tính thử thách để thúc đẩy hiệu suất nhân viên ngày một cao hơn. Những mục tiêu này sẽ được đưa vào bảng thiết lập KPI và đo lường theo chu kỳ. 
  • Phản hồi: Trao cơ hội góp ý, đề xuất cho nhân viên sau khi quản lý đã hoàn thành bảng kế hoạch cùng mục tiêu mong đợi.
  • Phê duyệt: Đi đến thống nhất về toàn bộ công việc và kế hoạch cụ thể từ lãnh đạo, quản lý đến nhân viên thực hiện.

Giai đoạn 2: Giám sát và cải thiện hiệu suất

  • Thường xuyên tổ chức các cuộc họp.
  • Đào tạo, huấn luyện và cải thiện hiệu suất: Thay vì trừng phạt, tổ chức nên tập trung vào các giải pháp cải thiện hiệu suất, điều chỉnh mục tiêu ban đầu nếu cần thiết, chú trọng đến các cơ hội phát triển cho nhân viên. Người quản lý cần tạo một kế hoạch gồm các mục tiêu và thời hạn mới để hoàn thành. Nhân viên sẽ được thông báo chi tiết về các mục mà bản thân dự kiến ​​cần cải thiện.

Giai đoạn 3: Đánh giá

  • Thông thường, bước đánh giá hiệu quả làm việc sẽ diễn ra 1-2 lần mỗi năm (cuối mỗi chu kỳ quản lý hiệu suất). Tuy, nhiên việc thực hiện hàng tháng có thể giúp nhân viên mau chóng nhận ra vấn đề, điều chỉnh mục tiêu và lên kế hoạch hoàn thành mọi thứ.
  • Xem xét quy trình quản lý hiệu suất bằng cách đặt các câu hỏi: Mục tiêu cá nhân và tổ chức có được hoàn thành không? Mức độ hoàn thành và nguyên nhân những điều chưa hoàn thành? Những thách thức nào nhân viên phải đối mặt? Đào tạo thế nào để nhân viên cải thiện hiệu suất? Làm thế nào để quá trình quản lý hiệu suất tốt hơn?…
  • Xem xét hoàn thành mục tiêu tổng thể: Giúp nhà quản lý có thể phát hiện ra những vấn đề cần nhanh chóng cải thiện.
  • Quản lý nên đưa ra nhận xét chi tiết đến từng cá nhân. Ở chiều ngược lại, nhân viên cũng cần được khuyến khích góp ý trung thực đến công việc của nhà quản lý.

Giai đoạn 4: Hành động về chiến lược nhân sự

  • Phần thưởng cho nhân viên làm tốt: có thể là tiền mặt, sự công nhận bằng việc đề cử họ vào các dự án mới hoặc cơ hội thăng cấp. Ở nhiều tập đoàn lớn, ngoài lương thưởng, các nhà quản lý còn chú trọng nhiều đến quyền sở hữu (ESOP).
  • Ra quyết định nhân sự phù hợp: giữ lại hoặc sa thải.
  • Lập kế hoạch cho chu kỳ quản lý hiệu suất tiếp theo.

Ứng dụng “chìa khóa” Getting Things Done trong quản lý & tối ưu hóa hiệu suất DN

Làm thế nào để có chiến lược giám sát, cải thiện hiệu suất phù hợp với năng lực nội tại của tổ chức? Đâu là công cụ hỗ trợ đắc lực cho DN trong việc thiết lập quy trình quản lý hiệu suất? Tại STEP, chúng tôi có câu trả lời cho DN của bạn: Getting Things Done là chìa khóa!

Về bản chất, phương pháp Getting Things Done – GTD gồm 05 bước thực hiện.

Quy trình 5 bước thực hành GTD trong doanh nghiệp
Quy trình 5 bước thực hành GTD trong doanh nghiệp

Có thể thấy, phương pháp GTD có sự tương thích với chu trình 04 bước quản lý hiệu suất: Lập kế hoạch (việc cần giải quyết) → Giám sát (sắp xếp lịch trình thực thi) → Đánh giá → Hành động theo sơ đồ vạch sẵn.

Mấu chốt của GTD là điều hành mọi việc trôi chảy, không gây chồng lấn, nhiễu loạn dẫn đến quá tải và kiệt sức. Duy trì mức năng lượng được phân bổ hài hòa lẫn sự tập trung thoải mái sẽ mau chóng cải thiện năng suất đội ngũ. Hơn nữa, người làm nhân sự hoàn toàn có thể chủ động triển khai tích hợp công cụ GTD vào quy trình quản lý, tối ưu hóa hiệu suất DN.

Anh (chị) tìm hiểu thêm về bản chất của phương pháp Getting Things Done tại đây
Tháng 1 năm 2021, nhà STEP diễn ra HỘI THẢO:

“NGHỆ THUẬT LÀM VIỆC HIỆU QUẢ, GIẢI TỎA ÁP LỰC”

Hội thảo HRM_STEP
  • Đối tượng tham dự: Trưởng phòng nhân sự, Chuyên viên đào tạo DN
  • Diễn giả: Ông Lê Hữu Nghĩa – STEP Founder & Trainer
  • Thời gian: 05/01/2021
  • Địa điểm: Liberty Central Saigon Riverside, 17 Tôn Đức Thắng, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM
Anh chị đăng ký Hội thảo tại đây.
THÔNG-TIN-LIÊN-HỆ-STEP



Comment