MÁCH BẠN GIẢI PHÁP CẢI THIỆN NĂNG SUẤT DOANH NGHIỆP

poor-performance

Theo số liệu từ Tổng cục Thống kê Việt Nam, năng suất lao động Việt năm 2018 chỉ bằng 1/18 “con rồng kinh tế châu Á” Singapore và 1/3 “người láng giềng” Trung Quốc. Hãy cùng STEP tìm hiểu những nguyên nhân gây ra hiệu suất đội ngũ thấp, cũng như giải pháp cho thực trạng năng suất kém của các DN Việt Nam.

1. Tác hại của năng suất thấp đến tình hình DN

Các quốc gia phát triển trên thế giới là những quốc gia năng suất nhất. Vậy Việt Nam đang ở đâu trong bức tranh này? Một con số báo động từ Tổng cục Thống kê Việt Nam: Năng suất lao động người Việt tính theo giá trị sức mua tương đương (PPP) năm 2018 đạt 11.142 USD. Mặc dù có sự tăng trưởng, con số này chỉ đạt 1/3 của Thái Lan và Trung Quốc, 1/16 Malaysia và 1/18 Singapore! Từ lâu nay, hiệu suất kém luôn là vấn đề nan giải.

Bởi không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận, nó còn tác động tiêu cực đến quy mô DN và môi trường lao động, làm sa sút tinh thần nhân viên. Năng lực sản xuất DN theo đó không đạt kỳ vọng, lượng sản phẩm đến tay người tiêu dùng ít đi và doanh thu sụt giảm. Trong khi các khoản chi cho trang thiết bị, công nghệ, vật liệu, nhân công… vô cùng lớn, kéo theo lợi nhuận thấp.

Để ứng phó, các DN thường tiến hành thu hẹp quy mô sản xuất, cắt giảm nhân sự… Việc sa thải người có thể làm nhẹ gánh chi phí lao động và tỏ ra hữu ích trong ngắn hạn. Nhưng ảnh hưởng của nó đến tinh thần “những người ở lại” không hề nhỏ. Luôn phải đi làm trong trạng thái lo lắng bị cho nghỉ việc, bị cắt giảm lương thưởng, khối lượng công việc quá tải… Tất cả tạo nên một môi trường làm việc tồi tệ: thiếu động lực, dễ gây chán nản và tỷ lệ bỏ việc cao.

2. Phân tích nguyên nhân khiến năng suất lao động thấp

Năng suất cao là yếu tố căn bản đem lại lợi nhuận cho DN. Trước khi thực thi các phương án cải tiến, lãnh đạo cần xác định rõ đâu là gốc rễ dẫn đến mức hiệu suất chung không đạt yêu cầu.

_ Nhìn nhận mục tiêu chung không rõ ràng:

Nếu nhân viên không được chỉ ra bức tranh tổng thể về sứ mệnh, mục tiêu DN và vai trò của anh/cô ấy trong tổ chức, điều này sẽ ảnh hưởng đến tinh thần và kết quả làm việc của họ. Hãy để nhân viên của bạn nhận thức rõ tầm quan trọng của vị trí họ đảm nhiệm (tác động đến thành quả chung của tập thể như thế nào). Đồng thời tô đậm những rủi ro mà DN của bạn phải đối mặt nếu nhân viên không đáp ứng các mục tiêu đề ra. Bạn cũng nên sắp xếp nhân sự cho các dự án thật khéo léo, thiết lập KPIs đo lường cá nhân hợp lý.

_ Kế hoạch & Giám sát kém hiệu quả:

Năng suất đội nhóm nói lên rất nhiều về năng lực quản trị của lãnh đạo. Năng suất tụt giảm nghiêm trọng có thể do sự thiếu nhất quán trong quá trình lên kế hoạch, đặt mục tiêu, liệt kê các hạng mục của nhà quản lý. Họ cũng không đưa ra các mốc thời gian cụ thể cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, quy trình giám sát lỏng lẻo dẫn đến năng lực thực thi kém, việc chồng chéo nhau… Vì vậy trên cương vị lãnh đạo DN, bạn cần định hướng, hướng dẫn cho nhân viên cách lập kế hoạch, kỹ năng quản lý thời gian và thiết lập quy trình giám sát phù hợp.

_ Phân bổ nhân lực thiếu đúng đắn:

Việc phân chia nhiệm vụ không đồng đều giữa các thành viên trong nhóm, hoặc người quản lý ôm đồm nhiều thứ mà không san sẻ cho nhân viên cũng dẫn đến tình trạng mất kiểm soát. Riêng các cá nhân rơi vào bẫy “overload”, họ thường gặp phải các cơn mệt mỏi kéo dài, dễ đình trệ tiến độ dự án.

_ Nhân viên thờ ơ & trì hoãn:

Lãnh đạo sẽ gán mác “lười biếng, tự tung tự tác, làm việc kém” cho các nhân viên hay mang biểu hiện “lơ là, bàng quan” trước nhiệm vụ. Tuy nhiên, nguyên nhân sâu xa rất có thể từ yếu tố thiếu gắn kết. Không có đồng đội sẵn sàng hỗ trợ, “lúc chạy deadline sấp mặt” lại không có ai san sẻ nhọc nhằn… chắc chắn cũng khiến người nhân viên kiên định, chuyên nghiệp nhất lung lay, ăn mòn dần ý chí và sự chỉn chu của họ.

Ngoài ra khi được giao nhiệm vụ, mặc dù có khả năng hoàn thành trong ngày, nhưng nhân viên của bạn có xu hướng không bắt tay thực hiện ngay hoặc bỏ dở giữa chừng. Khi gặp tình huống trên, hãy yêu cầu nhân viên đặt cam kết cho từng hạng mục, hoặc giảm độ phức tạp của nhiệm vụ, cắt cử người hỗ trợ để thúc đẩy hoàn thành mọi thứ.

Đội ngũ thiếu gắn kết là nguyên nhân sâu xa của mức năng lượng thấp và năng suất yếu kém trong đội ngũ
Đội ngũ thiếu gắn kết là nguyên nhân sâu xa của mức năng lượng thấp và năng suất yếu kém trong đội ngũ

_ Các yếu tố khác:

Giao tiếp với nhân viên chưa tốt (nhân sự không được thể hiện quan điểm, đề xuất ý kiến, không cảm thấy được lắng nghe); Thiếu công nghệ hỗ trợ (công cụ lạc hậu, không giúp cải thiện hiệu năng lao động và bắt kịp thị trường); Thiếu sự thừa nhận (yếu tố quan trọng thúc đẩy tinh thần đội nhóm)…

Theo Công ty nhân sự Adecco Việt Nam, lãnh đạo DN có thể cải thiện những điều trên bằng cách: nâng cao kỹ năng quản lý; lập kế hoạch, KPIs và giám sát chi tiết; vạch rõ lộ trình thăng tiến; tăng cường giao tiếp, giảm tải họp hành, hình thành môi trường văn hóa khuyến khích sáng tạo và gắn kết đội nhóm.

3. Ứng dụng “nghệ thuật làm việc hiệu quả” từ GTD®

Có thể thấy, mấu chốt tạo ra lợi nhuận DN và môi trường làm việc chủ động nằm ở khả năng “nâng cấp” hiệu suất nhân viên. Một điều chắc chắn, tổ chức nào được cấu thành từ những bánh răng gỉ sét, cũ kỹ sẽ chẳng thể tiến về phía trước. Do vậy, một phương pháp quản lý hiệu suất cá nhân thật khoa học là điều các lãnh đạo DN nên quan tâm.

Khi đã đọc đến đây, bạn sẽ tự đặt ra câu hỏi cho tổ chức của mình: Vậy làm thế nào để tôi thiết lập tầm nhìn sâu rộng kết hợp chặt chẽ mục tiêu tổ chức? Thế nào là kế hoạch rõ ràng, chi tiết? Đâu là môi trường làm việc sáng tạo, thúc đẩy nhân viên đoàn kết và chủ động đạt được mục tiêu tăng trưởng?

Tại đây, chúng tôi có giải pháp dành cho DN của bạn: Getting Things Done® (GTD®). Nghệ thuật làm việc hiệu quả – giải tỏa áp lực được khai sáng bởi David Allen (Mỹ), một trong 50 chuyên gia giỏi nhất toàn cầu về Quản trị & Lãnh đạo (theo Inc – Tạp chí DN Hoa Kỳ). GTD giúp cải thiện năng suất làm việc, mang lại tâm trí thảnh thơi cho bạn và đội ngũ.

Tóm gọn, quy trình 5 bước Quản lý công việc GTD gồm: 

Bước 1 – Thu thập: Dùng công cụ, máy tính… thu thập 100% tất cả những gì bạn quan tâm (việc nhỏ hay lớn, việc cá nhân hay nơi công sở, việc cần hoàn thành hay lên kế hoạch thực hiện…).

Bước 2 – Chọn lọc: Xem xét từng việc đã thu thập và xác định: Có làm được không? Nếu không, loại bỏ hoàn toàn hoặc lưu lại để tham khảo. Nếu có, hãy đưa ra quyết định hành động.

Bước 3 – Sắp xếp: Đặt các đầu việc cần làm vào danh mục thực hiện (Làm ngay, Giao phó / Cần hỗ trợ, Lên kế hoạch cụ thể, Làm sau, Loại bỏ).

Bước 4 – Đánh giá: Rà soát đều đặn danh mục thực hiện mỗi tuần để cập nhật kết quả, đề xuất phương án cải tiến.

Bước 5 – Thực thi: Hành động với sự tự tin.

Năng suất đến từ nguồn năng lượng tích cực
Giữ nguồn năng lượng tích cực trong quá trình làm việc hàng ngày, đổi mới sáng tạo sẽ tìm đến tổ chức của bạn

Quan trọng nhất trên hành trình cải tiến năng lực DN với GTD® chính là xây dựng thói quen làm việc khoa học và duy trì năng lượng tích cực. Việc “ghi ra những việc cần xử lý” giữ cho đầu óc thoải mái, hành động phân nhóm công việc sẽ xác lập ưu tiên thực hiện (trước – sau), điều chỉnh và cân bằng nguồn năng lượng của bạn theo thời gian. Một khi tâm trí thảnh thơi, sáng tạo sẽ nảy nở và tạo nên thành công cho tổ chức của bạn.

Thông tin liên hệ _ STEP Education: Phương pháp Quản trị Năng suất DN



Comment