Làm thế nào để cân bằng giữa các cuộc họp và công việc

Quá nhiều cuộc họp ư?

Cùng với khối lượng email, sự quá tải của các cuộc họp là lời phàn nàn thường trực của những người lao động tri thức ngày nay.

Điều đó có nghĩa rằng, các cuộc họp có thể cực kỳ hiệu quả và thậm chí rất quan trọng để hoàn thành công việc có ý nghĩa. Nó có thể là một thí nghiệm thú vị nếu như chúng ta thử từ chối tất cả các cuộc họp và xem điều gì sẽ xảy ra. Chúng ta sẽ bỏ lỡ điều gì? Những tác động tiêu cực nào sẽ có? Những cơ hội công việc nào sẽ không được khám phá ?

Vậy mục đích là gì?

Một thí nghiệm như vậy sẽ cho chúng ta cái nhìn sâu sắc về những gì tạo nên một cuộc họp mang tính xây dựng và có giá trị. Thử tưởng tượng xem, một thí nghiệm cho ta thấy thành phần chính của một cuộc họp hiệu quả: mục đích. Một câu hỏi quan trọng cần trả lời khi bắt đầu bất kỳ cuộc họp nào là: “Chúng ta muốn thực hiện điều gì ở đây và vào lúc nào?”. Nếu mục đích không rõ ràng, không ai có đủ tiêu chuẩn để dàn xếp và theo dõi cuộc trò chuyện tiếp theo ấy, cũng không có thông tin nào để biết liệu anh ấy hoặc cô ấy có nên tham gia vào nó. Vì vậy, bước một, phải đảm bảo mục đích của mỗi cuộc họp là rõ ràng.

Giả sử mục đích của một cuộc họp đã rõ ràng, yếu tố thứ hai cần xem xét đó chính là: Mục đích của bạn khi ở đây là gì? Bạn cần làm gì? Vai trò và trách nhiệm của bạn trong đó là gì? Cuộc họp liên quan đến bối cảnh đó như thế nào? Nếu cuộc họp thực sự liên quan đến trách nhiệm của bạn, hãy tiếp nhận và hoàn thành nó. Nếu không, hãy bước ra và từ chối nó.

Các công ty thường buộc mọi người đều phải có thói quen hợp tác, vì vậy tôi biết nó sẽ trông có vẻ như là một hành động chống lại và sự thách thức nếu từ chối yêu cầu tham dự cuộc họp. Nhưng trước khi bạn đồng ý tham dự, hãy dành hai phút để xác định mục đích của cuộc họp và lý do tại sao bạn nên ở đó. Bạn có thể dàn xếp những thắc mắc như vậy bằng cách hỏi trang nhã và lịch sự:” Tôi muốn đóng góp hết sức có thể trong các cuộc họp, vì nó sẽ giúp tôi hiểu được kết quả mong muốn của cuộc họp, và hãy cho tôi biết liệu tôi có thể đáp ứng kết quả đó như thế nào?.”

Nếu mục đích của cuộc họp đã rõ ràng, thì nên làm rõ liệu sự tham gia của bạn có cần thiết hay không. Nếu không rõ, bạn có thể hỏi dò thêm cho đến khi hiểu rõ. Hãy tiếp cận những cuộc trò chuyện này với mục đích đóng góp giá trị cho các cuộc họp quan trọng thay vì hoàn toàn bỏ qua các cuộc họp. Bằng cách tìm kiếm sự rõ ràng, phấn đấu để có hiệu quả bằng cách bạn sử dụng thời gian của mình ra sao, bạn có thể tác động đến các đồng nghiệp của mình để làm điều tương tự và giúp tổ chức của bạn sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.

Những bài thực hành tốt nhất dành cho các cuộc họp

Có nhiều cách thực hành tốt để có được những cuộc họp thuận lợi, bao gồm có lịch trình cuộc họp cụ thể, có người giám sát để đảm bảo lịch trình được tuân thủ, theo dõi các quyết định và kế hoạch tiếp theo (và của ai), cho mọi người cơ hội để phát biểu và có các khoảng thời gian giải lao hợp lý (nếu cuộc họp dài hơn chín mươi phút). Nhưng nền tảng quan trọng là mục đích rõ ràng – đối với cuộc họp và vai trò của bạn trong đó.

Các cuộc họp là điều không thể bỏ qua khi bạn không muốn làm bất cứ điều gì. J. K. Galbraith

Các cuộc họp và Email

Các cuộc họp không hiệu quả hình thành các thói quen không hiệu quả khác, như các email làm phí thời gian: “Tôi không chắc lắm về những gì chúng ta đã quyết định tại cuộc họp dự án về chiến lược tiếp theo. Ai đó có thể làm rõ điều đó cho tôi không?”. Email không hiệu quả dẫn đến các cuộc họp không hiệu quả  “Chúng ta cần gặp nhau lại để làm rõ cuộc họp gần đây của chúng ta là về vấn đề gì và ai sẽ thực hiện điều gìvà vào lúc nào.” Và khi bạn càng cho phép một trong hai hành động trên xảy ra, bãi lầy sẽ càng kéo bạn xuống sâu hơn.

Nếu các cuộc họp của bạn không kết thúc bằng dấu hiệu cùng nhất trí rằng: “Chà. Cuộc họp thuận lợi đấy!”, thì việc hiệu chỉnh quá trình sẽ có thể xảy ra. Hãy bắt đầu bằng cách làm rõ mục đích cùng với mong muốn đóng góp những giá trị hiệu quả và chờ xem điều gì xảy ra.

-David Allen




Comment