Làm thế nào để Cân bằng Các Cuộc họp và Cuộc sống thường ngày?

Vấn nạn họp triền miên

Cùng với khối lượng email, họp liên tục là vấn đề nan giải của dân văn phòng.

Một số cuộc họp có thể cực kỳ hiệu quả và thậm chí rất quan trọng để hoàn thành công việc có ý nghĩa. Sẽ là một trải nghiệm thú vị nếu như chúng ta thử từ chối tất cả các cuộc họp và xem điều gì sẽ xảy ra. Chúng ta sẽ bỏ lỡ điều gì? Những tác động tiêu cực nào sẽ đến? Những cơ hội công việc nào sẽ không được công nhận?

Vậy mục đích là gì?

Một phép thử như vậy sẽ cho chúng ta cái nhìn sâu sắc về những gì tạo nên một cuộc họp mang tính xây dựng và có giá trị. Hãy tưởng tượng xem, điều tạo nên một cuộc họp hiệu quả: mục đích. Một câu hỏi quan trọng cần trả lời khi bắt đầu bất kỳ cuộc họp nào là: “Chúng ta muốn thực hiện điều gì ở đây và vào lúc nào?”. Nếu mục đích không rõ ràng, không ai có đủ khả năng để dàn xếp và theo dõi cuộc trò chuyện tiếp theo ấy, cũng không có thông tin nào để biết liệu anh ấy hoặc cô ấy có nên tham gia vào nó. Vì vậy, bước một, phải đảm bảo mục đích của mỗi cuộc họp là rõ ràng.
Giả sử mục đích của một cuộc họp là rõ ràng, yếu tố thứ hai cần xem xét đó chính là: Mục đích của bạn khi ở đây là gì? Bạn cần làm gì? Vai trò và trách nhiệm của bạn trong đó là gì? Cuộc họp liên quan đến bối cảnh đó như thế nào? Nếu cuộc họp thực sự liên quan đến hoặc liên quan đến trách nhiệm của bạn, hãy tiếp nhận và hoàn thành nó. Nếu không, hãy bước đến và từ chối.
Các công ty thường buộc mọi người đều phải có thói quen hợp tác, vì vậy tôi biết nó sẽ trông có vẻ như là một hành động chống lại và sự thách thức nếu từ chối yêu cầu từ cuộc họp. Nhưng trước khi bạn đồng ý tham dự, hãy dành hai phút để xác định mục đích của cuộc họp và lý do tại sao bạn nên ở đó. Bạn có thể dàn xếp những thắc mắc như vậy bằng cách hỏi nhã nhặn và lịch sự:” Tôi muốn đóng góp hết sức có thể trong các cuộc họp, vì nó sẽ giúp tôi hiểu được kết quả mong muốn của cuộc họp, và hãy cho tôi biết liệu tôi có thể đáp ứng kết quả đó như thế nào?.”
Nhờ việc xác định mục đích rõ ràng, phấn đấu để đạt hiệu quả dành thời gian, bạn có thể tác động đến các đồng nghiệp của mình để làm điều tương tự và giúp tổ chức của bạn sử dụng năng lượng hiệu quả hơn.

Những bài rèn luyện tốt nhất dành cho các cuộc họp

Có nhiều bài rèn luyện tốt nhất để đạt được cuộc họp thuận lợi, bao gồm có chương trình họp, có người giám sát đảm bảo chương trình cuộc họp được tuân thủ, theo dõi các quyết định và kế hoạch tiếp theo (và của ai), cho mọi người cơ hội để nói và có đủ thời gian nghỉ ngơi (nếu cuộc họp dài hơn chín mươi phút). Nhưng nền tảng quan trọng là mục đích rõ ràng và vai trò của bạn trong đó.

 




Comment