KỶ LUẬT VÀ ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CỦA CÁ NHÂN TRONG TỔ CHỨC: CÁI NÀO QUAN TRỌNG?

lập kế hoạch theo tiêu chí SMART

1- Kỷ luật vs. Động lực: Câu chuyện muôn thuở

Kỷ luật làm việc: Yếu tố tạo nên sức mạnh tập thể

Ông Chu Hùng Thắng, P.TGĐ tập đoàn FPT Telecom trong một hội thảo về chủ đề kỷ luật trong doanh nghiệp (năm 2019) đã khẳng định: “FPT trải qua hơn 30 năm phát triển mạnh mẽ, nêu cao tính dân chủ, sáng tạo. Nhưng chính kỷ luật mới tạo nên sức mạnh cho sự phát triển bền vững của Tập đoàn”.

Ông Thắng cũng chia sẻ: Để tạo ra văn hóa kỷ luật trong công ty, bản thân các lãnh đạo, quản lý cần làm gương, nghiêm túc tuân thủ các quy định đã đề ra. Bắt đầu từ năm 2019, trong các báo cáo tổng kết hoạt động của tập đoàn đều xuất hiện thêm nội dung: quy định về giao – nhận nhiệm vụ và tuân thủ kỷ luật trong tập đoàn. Chủ tịch FPT Trương Gia Bình đã ban hành quy định này nhằm nâng cao sức mạnh tập thể của các CBNV FPT.

Theo một quản lý làm việc lâu năm cho FPT: “Việc quy định về việc chấp hành kỷ luật trong công ty thực chất chỉ là cụ thể hóa bằng văn bản hoàn chỉnh, chứ trước nay FPT vẫn luôn thực hành nghiêm túc. Chung quy lại, kỷ luật giúp hướng đến mục tiêu tối ưu năng suất, nâng cao chất lượng và hiệu quả cho mỗi cá nhân, đơn vị”.

Kỷ luật là kim chỉ nam cho hoạt động vận hành - quản trị tại FPT Telecom
Kỷ luật là kim chỉ nam cho hoạt động vận hành – quản trị tại FPT Telecom
Văn hóa kỷ luật không chỉ gói gọn trong nội bộ FPT

Tại các nhà máy sản xuất – đối tác của FPT Telecom, các khẩu hiệu khuyến khích người lao động tuân thủ kỷ luật có mặt khắp nơi. “Không cần sáng tạo, chỉ cần tuân thủ” – nhân viên chấp hành mọi nguyên tắc được đặt ra, từ trang phục bảo hộ cho đến quy trình làm việc.

Jim Rohn, một trong những chuyên gia lĩnh vực kinh doanh hàng đầu tại Mỹ, đã nói: “Cần có kỷ luật tự giác nhất quán để làm chủ việc thiết lập mục tiêu, quản lý thời gian, lãnh đạo, nuôi dạy con cái và xây dựng các mối quan hệ. Nếu chúng ta không tự kỷ luật một phần cuộc sống hàng ngày, mục tiêu chúng ta đặt ra sẽ trở nên rời rạc và khó nắm bắt. Không có sự kỷ luật, thời gian của chúng ta sẽ bị ăn mòn bởi chính những nhu cầu và ham muốn thú vị của chính bản thân mình”.

Có thể thấy, qua câu chuyện của FPT, kỷ luật thúc đẩy hiệu quả làm việc, chinh phục sự lười biếng, và hơn thế, kỷ luật giúp mỗi cá nhân tiếp tục bất cứ khi nào sự tò mò, động lực hay hứng thú của họ biến mất.

Động lực phấn đấu: Phải có, nhưng dễ “trồi sụt thất thường”

Đã từng có một bài báo nước ngoài phân tích về 2 chữ “động lực”: Sức mạnh ý chí là nguồn tài nguyên hữu hạn, tức sẽ bị cạn kiệt khi chúng ta dùng hết. Bởi vì nếu phải liên tục thúc ép bản thân làm điều gì đó, chúng ta sẽ dễ trở nên mệt mỏi, chán trường. Khi ý chí con người đã bị kéo xuống mức thấp, chúng ta cần nguồn động lực to lớn để duy trì và “sạc đầy pin”.

Về mặt khoa học, động lực là mong muốn hành động của một người để tiến gần hơn, hoặc đạt được mục tiêu cụ thể. Động lực thậm chí đã được chứng minh là tăng khả năng học hỏi, cơ hội phát triển của con người. 

Động lực cũng đóng một vai trò then chốt trong kinh doanh. Là sếp, thiếu hụt động lực sẽ kéo tổ chức bạn đi xuống; nếu là nhân viên, không có động lực đồng nghĩa với không có sinh khí, mệt mỏi và thể hiện thành tích yếu kém.

Người làm việc khoa học: Đừng chỉ vin vào mỗi “động lực”

Tuy nhiên, trên hành trình sự nghiệp của mình, mỗi cá nhân sẽ nhận thấy rằng động lực rất dễ bị thay đổi, thậm chí biến mất. Kỷ luật, mặt khác lại như cơ bắp của con người: mất thời gian xây dựng, nhưng cũng không dễ dàng bị hao mòn.

Ví dụ, bạn là nhân viên bộ phận bán hàng của công ty, và sau nửa tháng thử việc chẳng mang lại cho bạn bất kỳ đơn hàng nào! Nếu đi làm chỉ vì động lực, có lẽ bạn rất dễ nảy sinh hoài nghi về năng lực của mình, thậm chí từ bỏ ý định tiếp tục làm việc. Nhưng vì có kỷ luật, bạn đã hình thành thói quen liên hệ khách, kiểm tra email, tự trau dồi kỹ năng trình bày và thuyết phục khách hàng. Điều này sẽ thúc đẩy bạn tiếp tục phấn đấu cải thiện năng lực bản thân và đợi thời cơ chín muồi.

Có thể nói rằng, cả trong kinh doanh lẫn quản trị nhân sự, việc tạo kỷ luật hay động lực cho lãnh đạo và nhân viên đều quan trọng, nhưng kỷ luật cần được đặt làm yếu tố hàng đầu.

Hãy học cách áp dụng kỷ luật để điều khiển động lực làm việc mỗi ngày
Hãy học cách áp dụng kỷ luật để điều khiển động lực làm việc mỗi ngày

2- Nghệ thuật quản trị doanh nghiệp: Kỷ luật làm mũi nhọn, Động lực làm nền tảng

Khi Gro Jordalen từ trường Khoa học Thể thao Na Uy nghiên cứu mối tương quan giữa động lực và kỷ luật tự giác ở các vận động viên, bà xác định rằng những vận động viên ưu tú này dựa vào cả hai. Kỷ luật thúc đẩy người vận động viên luyện tập phát triển tiềm năng bản thân, duy trì động lực. Động lực là bước khởi đầu, và kỷ luật sẽ giúp chúng ta đi đường dài.

Trong doanh nghiệp, bằng cách kết hợp động lực và kỷ luật, lãnh đạo sẽ truyền được cảm hứng cho đội ngũ, đồng thời đưa họ vào quy củ, từ đó cống hiến tạo nên thành công cho tổ chức.

“Kỷ luật không phải là buộc người khác thực hiện hoặc tuân thủ các quy tắc cụ thể. Kỷ luật là tạo ra các hệ thống, quy trình nhân viên cần tuân thủ nhưng vẫn thúc đẩy động lực làm việc của họ.” – tác giả Jim Collins viết trong quyển “Từ tốt đến vĩ đại”. 

Làm thế nào để đưa nguyên tắc trở thành động lực?

Mấu chốt cho câu nói này nằm ở 2 chữ “tự giác”: để nhân viên tự đưa mình vào khuôn khổ. Điều này chỉ đạt được khi nhân viên hiểu rõ mục tiêu của doanh nghiệp và bản thân, biết làm thế nào để đạt được các mục tiêu đó, nhận thức rõ vai trò của mình trong tổ chức. Đồng thời, lãnh đạo có thể tạo động lực cho nhân viên thông qua các cơ hội khẳng định năng lực, những phản hồi tích cực và sự công nhận.

Sau đây là vài cách giúp đưa nguyên tắc của tổ chức trở thành “động lực phấn đấu” của cá nhân:

  • Chính sách rõ ràng, minh bạch, giúp nhân viên nắm được “tinh thần văn hóa kỷ luật”.
  • Xử lý vi phạm hợp tình hợp lý, cho nhân viên cơ hội khắc phục.
  • Khen thưởng và ghi nhận nỗ lực, đóng góp của nhân viên.
  • Quản lý hiệu suất dựa trên mục tiêu: Giúp nhân viên trả lời câu hỏi “Mục tiêu của công ty là gì?”, “Họ đóng góp như thế nào cho mục tiêu đó?”, “Kế hoạch thực hiện, công cụ hỗ trợ và phương pháp đo lường hiệu quả?”.
Kết hợp nguyên tắc, khuôn khổ vào động lực làm việc của nhân viên là thách thức của mọi tổ chức
Kết hợp nguyên tắc, khuôn khổ vào động lực làm việc của nhân viên là thách thức của mọi tổ chức

Getting Things Done – Phương pháp góp phần xây dựng tính kỷ luật và nuôi dưỡng động lực làm việc cho cá nhân

Sau khi nắm bắt được mục tiêu và vị trí của mình trong tổ chức, lãnh đạo hay quản lý cần giúp nhân viên của mình hiện thực hóa được các mục tiêu này.

Vấn đề của hầu hết mọi người (cả lãnh đạo và nhân viên) là: gặp khó khăn trong việc tập trung hoàn thành từng đầu mục nhỏ, chỉ mải quẩn quanh với mớ mục tiêu không được cụ thể hóa bằng hành động. Càng giữ nhiều thứ mơ hồ trong không gian tâm trí, não bộ càng lúng túng trong xử lý vấn đề, từ đó gặp khó khăn trong việc hình thành nên kỷ luật làm việc hiệu suất và nuôi dưỡng động lực phát triển- chìa khóa thành công cho mỗi cá nhân.

Dựa trên nguyên tắc quản lý danh sách “việc cần làm”, giữ tâm trí thư thái, sáng suốt cho từng cá nhân trong tổ chức, chuyên gia David Allen (Mỹ) đã khai sáng nên phương pháp Getting Things Done – “Nghệ thuật làm việc hiệu quả – Giải tỏa áp lực”.

Tâm trí thư thái góp phần vận hành kỷ luật hiệu quả

Triết lý của Getting Things Done (GTD): “Tâm trí là nơi khởi nguồn sáng tạo, không phải để cất giữ chúng. Hãy ném mọi thứ trong đầu bạn vào một danh sách có thể tạo ra hiệu quả làm việc”. Cụ thể, quy trình 05 bước GTD gồm: lập danh sách cụ thể, xác định đầu vào (việc cần làm – việc không làm), sắp xếp và phân bổ nguồn lực con người, thời gian làm việc hiệu quả, rà soát định kỳ, tập trung hoàn thành công việc theo nguyên tắc “giờ nào, việc nấy”.

Quy trình ứng dụng GTD vào quản trị hiệu suất trong tổ chức
Quy trình ứng dụng GTD® mang lại hiệu quả trong vận hành, xây dựng kỷ luật và tạo động lực thúc đẩy hành động cho tổ chức

Thuần thục GTD, chăc chắn hiệu suất công việc hàng ngày của bạn và tổ chức sẽ được cải thiện, góp phần nuôi dưỡng năng lượng tích cực khi làm việc. Từ đó, kỷ luật sẽ không còn là sự thúc ép hay “bản án” dành cho nhân viên, trái lại trở thành nguồn động lực thúc đẩy họ phát triển và thành công.

Về STEP Education

Với sứ mệnh “mang lại những giá trị thiết thực cho các cá nhân và doanh nghiệp”, đội ngũ STEP Eduction đã dành hơn 2 năm để đáp ứng tất cả các tiêu chí theo chuẩn toàn cầu của Học viện David Allen. Từ tháng 4/2018, công ty TNHH Giáo dục & Đào tạo STEP là đối tác độc quyền với David Allen Academy và sở hữu nhượng quyền huấn luyện phương pháp GTD® tại Việt Nam

STEP tuân thủ, giữ nguyên giá trị đào tạo phương pháp Getting Things Done® theo chuẩn toàn cầu. Đồng thời, STEP Education áp dụng mức học phí tiết kiệm đến 80% so với đăng ký học GTD® tại Singapore. Ông Lê Hữu Nghĩa – nhà sáng lập STEP, đã tham gia các khóa đào tạo trainer tại Hà Lan, là người đầu tiên và duy nhất được học viện David Allen cấp chứng chỉ dạy GTD® tại Việt Nam.

Để giúp các cá nhân và DN hiểu rõ giá trị của GTD®, chúng tôi sẽ tổ chức:

  • Trải nghiệm khóa huấn luyện GTD® dành cho Tổng Giám đốc, Giám đốc các công ty, tập đoàn thực sự quan tâm đến việc phát triển tổ chức và nâng cao kỹ năng quản lý cho nhân viên: tổ chức vào 17/12/2020. Thông tin chi tiết Trải nghiệm tại đây.
  • Khóa huấn luyện GTD® dành cho các cá nhân mong muốn cải thiện hiệu quả công việc và thiết lập cuộc sống cân bằng: tổ chức vào 22/12/2020. Thông tin chi tiết Khóa huấn luyện tại đây.
  • Hội thảo dành cho các Tưởng phòng nhân sự, Chuyên viên phụ trách đào tạo tại doanh nghiệp, giúp giải quyết những vấn đề đau đầu về nhân sự: tổ chức vào 05/01/2021. Thông tin chi tiết Hội thảo tại đây.

Địa điểm: Liberty Central Saigon Riverside, 17 Tôn Đức Thắng, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM

Các anh (chị) đăng ký tham dự các chương trình của STEP tại đây.

THÔNG-TIN-LIÊN-HỆ-STEP



Comment