Cách mà “ Getting Things Done” thay đổi cuộc sống của tôi: 5 bài học mà tôi đã học được

Đó là một tối công việc vào lúc 11:20 khuya. Tôi đang mặc chiếc áo in chữ “Peanuts” và mang một chiếc quần ngủ rộng thùng thình nhìn chằm chằm vào bài post này. Bài hát “Shameless” đang lặng lẽ phát ngay sau lưng tôi. Bạn trai tôi, Garrett, chỉ chú ý một chút, lướt nhìn qua đoạn clip đang tắt âm trên Youtube về Shinsuke Nakaruma bằng Ipad của anh ấy. 

Lúc 11:30, Garrett đứng dậy và lượn lờ từ chiếc sofa đến bàn làm việc của tôi, xem lướt qua chương trình “Smackdown Live”. Anh ấy ngả dài lên người tôi, hỏi tôi về những ghi chú về bài báo “Getting Things Done” (GTD) mà bạn đang đọc bây giờ. Anh ấy trỏ con chuột của tôi lên phía bên phải trên màn hình để đến với một logo màu đỏ.

Nhấp chuột.

Danh sách những việc cần làm đã hiện lên thay thế bản phác thảo của tôi. Garrett cười bởi danh sách của tôi và hôn yêu tôi lên má. Anh ấy nhấp vào công việc cần làm cuối cùng của tôi hôm nay : Viết dòng mở đầu cho bài báo.

“ Xem như em đã làm xong rồi đấy. Đi ngủ thôi nào”.

Danh sách những việc cần làm, vẫn như mọi đêm của 6 tháng vừa qua, mờ dần về màu trắng và nhắc nhở tôi hãy tận hưởng đêm nay. Tôi cảm thấy thư giãn, được sắp xếp ngăn nắp, hiệu quả và hài lòng với một ngày của mình.

Là ngày 752- 2 năm và 21 ngày- cảm thấy thật thích thú với việc sử dụng cuốn sách nổi tiếng hiệu quả của David Allen, “Getting Things Done”, tôi đã học được cách sắp xếp thời gian và cấp độ căng thẳng của mình, khi làm tốt điều gì đó và khi tôi cần nghỉ ngơi, và những hoạt động mà tôi cần quan tâm và nhiệm vụ nào cần bỏ nhiều công sức hơn.

Tại đây, tôi sẽ chia sẽ phương pháp làm việc hiệu quả mà tôi đã học được- một phiên bản đặc biệt của GTD – thứ mà không chỉ trở thành trung tâm cho hiệu suất làm việc của tôi mà còn trở thành thói quen của tôi. Tôi sẽ cho bạn thêm một vài thông tin về GTD, một vài bài học quan trọng mà tôi đã học hỏi và cho bạn thấy rằng cách mà bạn có thể sử dụng hệ phương pháp của tôi để nâng cao hiệu suất của chính bạn.

Tại sao tôi cần “ Getting Things Done” để cứu lấy sự nghiệp của mình?

Khi người bạn của tôi, Nick, lần đầu đã cố gắng để mượn tôi cuốn sách của David Allen. Tôi đã không muốn kiểm tra lại cách mà tôi quản lý lịch trình của mình. Tôi đã biết nó là một thảm họa, những điều ưu tiên đã được sắp xếp theo thứ tự từ “ từ bỏ thuốc” đến “ đọc 100 cuốn sách kinh điển trước khi tôi 30 tuổi”, đến những mục tiêu ngắn hạn như “ viết một bài báo về việc quản lý dự án và việc nuôi nấng con cái”.

Tôi biết ( một chút ) về những gì tôi cần làm để hoàn thành công việc vào những ngày nhất định, nhưng nếu như việc quản lý công việc đã vượt quá mức bình thường từ tuần này sang tuần khác thì tôi không thể ghi nhớ hết tất cả. Giống như một người ăn kiêng nửa vời, tôi đã thử một loạt “các hệ thống” không hiệu quả thường kéo dài một hoặc hai tuần tại một thời điểm. Lấy ví dụ như thế này, tôi sẽ để lại các email chưa đọc trong hộp thư đến của mình để tự nhắc nhở, bày ra những việc cần làm và những tìm kiếm trong khoảng 5 cuốn sổ ( tôi không thể chỉ có một quyển vì tôi làm mất nó liên tục) và mở 20 đến 30 tab một cách dễ dàng để “ nhắc nhở” bản thân tôi cần cải thiện điều gì.

Hiệu suất làm việc của tôi thay đổi liên tục. Thanh đo không bao giờ nghiêng về phía “ cực kỳ hiệu quả”.

Vì vậy, tiếp theo, tôi đã thử các phương pháp tổ chức truyền thống, tôi đã tạo danh sách kiểm tra trực tuyến và đánh dấu lịch làm việc của mình cho mục tiêu lâu dài ( vì vậy tôi chắc chắn sẽ không bỏ sót nhiệm vụ nào vào kỳ hạn tuần tới).

Sau khi không thể thấy được sự thay đổi nào to lớn trong hiệu quả về công việc hay sự hài lòng trong công việc, tôi đã thử phương pháp hiệu suất chính quy, bao gồm: “ Đừng phá vỡ chuỗi sự việc” ( đánh dấu ngày mà bạn làm việc khi đã nhắm đến mục tiêu cụ thể, đấu tranh với chính mình để tạo nên một “chuỗi” ngày dài nhất); “Ăn các con Ếch trước” ( sắp xếp những việc khó nhất và làm những việc dễ sau); và Đấu boxing với Thời gian ( đánh dấu thời gian cụ thể trong lịch trình để thực hiện các nhiệm vụ mình thật sự quan tâm).

Với từng phương pháp này, tôi cảm thấy bản thân mình làm việc hiệu quả hơn trong vòng vài ngày, sau đó tôi vẫn từ bỏ hệ thống đó.

Hậu quả lớn nhất của những lần nổ lực thất bại trong việc nâng cao hiệu suất bao gồm:

  • Một căn phòng bừa bộn ở cấp độ- Katrina, căn bếp đầy rác và bàn làm việc bừa bộn.
  • Tự lừa dối bản thân là tôi “ cuối cùng” cũng đã từ bỏ hút thuốc, khi thuốc đã làm hỏng cả răng và giá trị cuả bản thân.
  • Những cuộc hẹn được dời lại thường xuyên, từ các cuộc họp công việc dến việc đi khám bác sĩ.
  • Bỏ lỡ những ngày nộp thuế, hóa đơn điện thoại, trả sách cho thư viện, và thời hạn nộp những đơn xin việc.
  • Một hộp thư với hơn 700 tin nhắn chưa đọc.
  • Những dự án bắt đầu nhưng chưa bao giờ kết thúc, dù cho người khác đã đặt niềm tin vào tôi.
  • Chọn mặc kệ hình ảnh của bản thân, dẫn tôi đến việc đăng kí thêm nhiều hoạt động mà tôi không thể xử lý.

Và điều đó thậm chí còn không mang đến những tác động tâm lý của việc vô tổ chức. Khi tôi chạm đến ngưỡng thấp của sự vô tổ chức ấy, tôi cảm thấy…

  • Suy sụp. Tại sao mọi người có thể hoàn thành công việc thông qua danh sách các nhiệm vụ còn tôi thì không?
  • Lo lắng. Tôi sẽ không bao giờ biết nếu tôi đã quên đi thứ gì.
  • Áp lực. Tôi liên tục lặp lại một ngày của tôi trước khi ngủ cố gắng nhớ tôi đã làm hết những việc tôi cần làm ngày hôm ấy hay chưa.
  • Gánh nặng. Tôi ghét làm thất vọng đồng nghiệp của mình- và cả bản thâm – vì quên mất kì hạn của công việc cần làm.
  • Vội vã. Tôi cảm thấy nếu như tôi nhớ ra một nhiệm vụ nào đấy, tôi phải làm nó ngay lập tức trước khi nó biến mất khỏi ý thức của tôi.
  • Không rõ ràng. Tôi không biết phải ưu tiên cái nào trước. Sự lờ đi với những gì tôi thật sự có thể làm trong một ngày dẫn đến một vòng lẩn quẩn giữa sự trì hoãn và kéo dài quá mức. Sự hiểu biết rung rẩy của tôi về những điều cần ưu tiên khiến tôi cảm thấy rằng mức độ căng thẳng không thể dự đoán được, và, tệ hơn thế nữa, vài cơn căng thẳng thất thường lại thường xuyên xảy ra.

Bị ám ảnh với việc cố gắng tìm kiếm phương pháp làm việc hiệu quả, tôi đã đăng kí theo dõi vào những trang web như Inc. và Harvard Business Review để bằng cách nào đó có thể tìm thấy nguyên nhân về sự thiếu hiệu quả của mình.

Lúc trước, tôi đã bỏ qua các đề xuất của Nick về việc đọc ( tôi thích dùng cách đọc nhiều trang cho tiểu thuyết từ vì hầu hết các cuốn sách không phải là tiểu thuyết đều có thể tóm gọn ở tiêu đề), nhưng Nick vẫn khăng khăng đòi tôi nên đọc “Getting Things Done”, đến nỗi làm tôi bất ngờ với cuốn sách khi chúng tôi gặp nhau để trò chuyện tại quán cà phê.

“Tin tôi đi, Rach. Nó sẽ thay đổi cuộc đời bạn.”

Tôi hoài nghi nhận lấy cuốn sách… và nhanh chóng bỏ quên nó trên xe của mình.

Hai tháng sau (vào thứ Bảy, ngày 25 tháng 4 năm 2015) Nick đòi lại quyển sách. Điều đó nhắc tôi rằng cuốn sách bị lãng quên, có lẽ đang nằm dưới ghế xe, tôi nhanh chóng tìm lại và đọc lướt qua bản tuyên ngôn trước khi trả nó về chủ của nó.

Vào chủ nhật, ngày 26, tôi đã hoàn thành xong cuốn sách của David Allen và cảm thấy hiệu quả – một cách thật sự, ở lần này- vì tiếp tục làm theo phương pháp làm việc hiệu quả của “Getting Things Done”.

Getting Things Done” là gì và nó mang lại điều gì?

“Getting Things Done” là sự thu thập những ý tưởng đơn giản và hệ thống thực hiện nhiệm vụ được thiết kế để cải thiện hiệu suất làm việc trong khi sắp xếp lại ý tưởng. Theo một blogger đã đăng, “[GTD] nên được gọi là “Sự hoàn thành mọi việc theo một cách hay hơn nhiều so với việc chỉ mặc kệ mọi thứ tự diễn ra, điều mà thật ra không thú vị một chút nào”.

Đây là cách mà nó hoạt động:

Bắt đầu bằng việc ghi chép hết tất cả mọi thứ bạn cần làm. Nó có thể dành cho công việc. Nó có thể dành cho gia đình. Nó có thể là việc cắt móng tay. Chỉ cần thu thập hết những nhiệm vụ cần hoàn thành trong bất kỳ thời điểm nào và ghi chúng lại. Thêm vào danh sách đó khi có thêm nhiệm vụ.

Danh sách lộn xộn được gọi là danh sách “ bên trong”.

Từ đó, hãy hỏi bản thân liệu có thể hoàn thành nó không. Nếu không thể, bỏ ngay nó đi ( Ví dụ như, nếu bạn mơ ước bạn muốn học tiếng Tây Ban Nha khi còn nhỏ nhưng bạn đã ở độ tuổi 30, thời gian đã trôi qua. Bỏ nó ngay lập tức đi. Thay vào đó, hãy làm những điều khả thi hơn, như “ Học tiếng Tây Ban Nha đàm thoại cho kỳ nghỉ 2020 tại Costa Rica.”)

Nếu như có thể thực hiện được việc đó mà chỉ mất dưới 2 phút, hãy thực hiện nó ngay lập tức.

Nếu như có thể thực hiện được, nhưng cần phải lên kế hoạch, hoãn lại hoặc cần sự cho phép, hãy thực hiện nó ngay khi có thể.

Đối với những nhiệm vụ quan trọng hơn cần hai hoặc nhiều bước hơn, hãy tạo thư mục dự án cho chúng. Chắt lọc từng nhiệm vụ có liên quan vào một danh sách cần làm nhỏ, từng cái sẽ dễ dảng để kiểm tra, và nâng cấp để hoàn thành tổng thể dự án.

Theo một cách khác, hãy làm theo những hình phía dưới.

Hãy xem một ví dụ đơn giản: bài đăng trên blog này.

Ý tưởng của việc viết blog về kinh nghiệm của tôi đối với “Getting Things Done” xuất hiện trong hộp thư đến của tôi. Việc chuyển giao cuối cùng là có thể thực hiện được, sẽ mất lâu hơn hai phút để hoàn thành, và cần chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn

Việc tiếp theo tôi làm là tạo ra một thư mục và tách nó ra những điều cần làm sau đây:

  • Hỏi mọi người trên Quora về kinh nghiệm của họ đối với “ Getting Things Done” ( để nghiên cứu và suy nghĩ về kinh nghiệm của chính bản thân tôi)
  • Tạo ra tài liệu để phác thảo
  • Truy cập vào Google Analytics để tìm hiểu các từ khóa nào phù hợp nhất cho bài viết này
  • Sáng tạo tiêu đề cho bài viết, ghi chú các từ khóa trong tài liệu để tôi không quên mất
  • Suy nghĩ và viết ra những bài học kinh nghiệm được rút ra từ “Getting Things Done”
  • Chọn ra năm bài học sâu sắc nhất và sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng
  • Suy nghĩ và ghi chú những ký ức quan trọng liên quan đến từng bài học
  • Phác thảo ra toàn bộ bài viết còn lại

Vào thời điểm này, tôi đã hoàn thành các nhiệm vụ được liệt kê phía trên và tôi còn vài bước tiếp theo nữa

Khi bạn lọc ra các nhiệm vụ thành những khoảnh khắc nhỏ như vậy, những điều cần làm có thể dễ dàng làm người sử dụng GTD bị quá tải, Allen đã đề xuất ba cách để tránh các nhiệm vụ trở nên quá nhiều:

  1. Dán nhãn cho các nhiệm vụ của bạn ví dụ với “ngữ cảnh”, các nhiệm vụ mà bạn chỉ có thể thực hiện khi bạn đang ở thành phố hoặc các nhiệm vụ cần phải hoàn thành khi cụ thể có ai đó hiện diện.
  2. Sử dụng lịch để lên kế hoạch cho các nhiệm vụ phải được hoàn thành vào một ngày nhất định. Nếu không, hãy giữ những nhiệm vụ khác vào thư mục “ hành động tiếp theo”, mà bạn có thể xem nó khi có thời gian rảnh.
  3. Tạo danh sách “một ngày nào đó” và danh sách “có thể” cho những nhiệm vụ mà không có ưu tiên tại thời điểm hiện tại.

Từ đó, xem lại các nhiệm vụ của bạn mỗi tuần một lần để giữ chúng theo trật tự. Để liên tục kiểm tra “Đánh giá hàng tuần”, bạn nên:

  • Tạo một danh sách “kích hoạt”, cái mà được thiết kế để nhắc nhở bạn về các nhiệm vụ mà bạn quên ghi lại. Ví dụ, danh sách kích hoạt của tôi bao gồm các cụm từ như “ Cần quay lại”, “Facebook”, “Kiểm tra các ngày sinh nhật”, “Sửa chữa xe cộ”, và một loạt tên của những người quan trọng, bao gồm sếp của tôi, bạn trai tôi, và những người bạn thân của tôi.
  • Có một khu vực lưu giữ tập trung dành cho những thứ mà bạn cần đọc bởi vì việc đọc các bài báo và tài liệu có xu hướng sẽ chi phối “hành động tiếp theo”.
  • Sử dụng hệ thống lưu trữ giấy ghi chú, nơi mà bạn đặt các thứ có liên quan đến ngày tháng cụ thể để nhắc nhở bản thân về những gì cần hoàn thành.

“GTD trong vòng 15 phút” sẽ giải thích hệ thống lưu trữ giấy ghi chú rõ ràng hơn:

Ý tưởng là bạn có thể đặt các vật phẩm bạn cần vào một ngày cụ thể (vé cho buổi hòa nhạc), nhắc nhở những điều bạn có thể muốn làm vào một ngày cụ thể (hãy nhớ rằng, lịch trình chỉ dành cho những thứ phải hoàn thành vào thời điểm/ thời gian cụ thể), hoặc các ghi chú từ bài giảng mà bạn thật sự không hiểu (“Tôi sẽ muốn xem lại những điều này trong một tuần khi tiềm thức của tôi đã ngẫm nghĩ về nó trong thời gian dài”). Mỗi ngày khi bạn thức dậy,bạn mở thư mục với ngày hiện tại. Sau dó, bạn bỏ túi vé buổi hòa nhạc, quyết định bạn thật sự muốn đưa chú chó đến tiệm làm tóc cho chó hôm nay, nhưng nghĩ lại các ghi chú về bài giảng 3 ngày trước đó bạn đã không có thời gian để làm. Khi có thư mục trống, hãy đặt những điều đó ra đằng sau, đặt những tập tin của ngày mai lên hàng đầu. Vào ngày cuối của tháng, hãy mở thư mục dành cho tháng mới và xử lý nội dung của nó- giống như việc đặt các mục vào đúng ngày trong thư mục.

Nếu điều này có vẻ nhiều thông tin, thì đó là bởi vì hầu hết các giải thích về “Getting Things Done” quá đơn giản.

Cuốn sách của Allen có hơn 200 trang nghiên cứu và lý giải cho lý do tại sao hệ thống này hoạt động, làm thế nào để sử dụng nó một cách hiệu quả, và tại sao bạn nên cân nhắc sử dụng nó trong cuộc sống. Cuốn sách sẽ giải thích phương pháp của Allen là tốt hơn việc tôi làm rất nhiều, vậy nên tôi khuyên bạn nên chọn nó.

Lời nhắc nhở cho những người tin tưởng vào cuốn sách này

Năm bài học từ “Getting Things Done” mà tôi chỉ ra dưới đây hoàn toàn đến từ kinh nghiệm cá nhân của tôi. Những điều cơ bản của GTD phía trên là đề xuất dựa theo sách của David Allen- những năm sử dụng phương pháp này của tôi hòa lẫn với hình mẫu của anh ấy thành một mô hình rất phù hợp với tôi.

Một vài người có thể thấy hữu ích khi làm theo chính xác phương pháp GTD này. Những gì tôi chia sẽ ở đây hi vọng mang lại lợi ích cho người khác. Rất có thể người khác đã làm theo những điều tôi đã làm, nhưng theo một cách khác, và tôi rất sẵn lòng để nghe về quá trình GTD của bạn dưới phần bình luận ở cuối bài viết này.

Không cần chần chừ thêm nữa, dưới đây là năm bài học hàng đầu của tôi về việc thực hiện “Getting Things Done” trong hai năm vừa qua.

1. Cuộc sống và công việc không “cân bằng”. Chúng ‘hòa nhập” với nhau.

Trước khi sử dụng “Getting Things Done”, tôi luôn giả định rằng sự hiệu quả trong công việc phần nào đó khác biệt so với sự hiệu quả ở nhà.

Khi lớn lên, bố tôi đi công tác rất nhiều. Ông ấy sẽ biến mất một vài ngày, trở về với những món quà từ các thành phố xa lạ và nước ngoài. Ông ấy đem về nhà những báu vật như những con búp bê Nga, sô cô la từ Hungary, và, có một lần, là một chiếc áo in hình Smash Mouth từ thành phố San Jose.

Nhưng không phải vì những món quà mà ba mang về nhà khiến tôi hạnh phúc khi gặp ông ấy. Ông ấy bỏ chiếc túi đựng laptop xuống, cởi áo khoác, cởi chiếc áo khoác, đặt ví và nhẫn lên trên kệ bếp, và sau đó tắt điện thoại cục gạch của ông ấy đi (Cha là người đời đầu sử dụng điện thoại BlackBerry, và ông phải mất nhiều thời gian để bỏ nó).

Điện thoại sẽ kêu lên khi nó tắt nguồn, báo hiệu đến giờ chơi đùa với con cái– thời điểm để có được sự chú ý hoàn toàn, không bị phân tâm từ bố. Công việc đã kết thúc. Cuộc sống bắt đầu. Tôi đã tưởng tượng rằng cuộc sống của tôi cũng sẽ giống như thế khi tôi lớn lên.

Bây giờ, với tư cách là một chuyên gia công việc, tôi đã cố gắng cho việc “cân bằng giữa công việc và cuộc sống hằng ngày” và nó không hiệu quả cũng như không thú vị một chút nào. Với “Getting Things Done”, tôi nhận ra rằng tôi đang theo đuổi hình ảnh viễn vông về thời đại công việc xưa, khi mà Linkedln, Facebook, email, và Candy Crush hoàn toàn không cạnh tranh công bằng để giành lấy sự chú ý của bạn bằng thiết bị cá nhân. Trước khi đọc “Getting Things Done”, ở nhà, tôi cảm thấy tôi chỉ cần ghi chép những việc lặt vặt trong trường hợp cần dọn dẹp.

Nhưng tôi không còn nghĩ vậy nữa. Công việc đó – vâng, việc nhà chính là công việc, cùng với việc nhớ để gọi cho mẹ hoặc mua quà sinh sinh nhật – ghi chép nó lại và lên kế hoạch giống như bất cứ thứ gì tôi cần làm cho công việc của mình.

Theo một cách khác, “Getting Things Done” – phiên bản 2001 mà Allen miêu tả lúc đầu (tôi vẫn chưa đọc bản cập nhập)- đã khiến tôi nhận ra rằng vấn đề không nằm ở việc tôi dùng năng lượng vào đâu, mà chỉ là tôi đã sử dụng hết năng lượng.

Phương pháp này buộc bạn phải ghi chép mọi thứ có thể là nhiệm vụ cho bạn “ vào trong” sổ ghi chú. Sự xem lại gần đây nhất của tôi, bao gồm:

  • Trả lời email cho Daniel và cảm ơn anh ấy về bài báo cáo của anh ấy (Công việc)
  • Mua thức ăn cho mèo (Việc nhà)
  • Đọc lại quyền sách Saga Deluxe Edition (Niềm vui)
  • Xác nhận chi tiết (chuyến đi công tác) với Lisa (Công việc)
  • Hút bụi ghế sofa (Việc nhà)
  • Đọc “The Step-by-Step Guide to Syndicating Content (Without Screwing up Your SEO)” ( Công việc)

Đây là toàn bộ những việc tôi muốn và cần phải làm, và bộ não của tôi không thể thần kì tự sắp xếp được nhiệm vụ nào dành cho “Công việc” hay “Thứ khác”. Tôi đã học được rằng cần lên kế hoạch cho những gì tôi cần làm cho một ngày –  mọi thứ từ việc đi mua sắm tạp hóa đến đánh giá chéo – để chắc chắn tôi không bị kiệt sức khi đi làm hoặc ở nhà.

Khi tôi lần đầu đến với “ Getting Things Done”, tôi đã để danh sách việc cần làm ở màn hình thứ hai của mình và chỉ nhiêu đó. Ứng dụng mà tôi sử dụng ( mà sau đó tôi đã bỏ nó – nhiều hơn về sau) đã thậm chí còn không phù hợp với điện thoại tôi. Khi tôi rời văn phòng vài ngày, tôi đã bỏ lại danh sách những việc cần làm tại đó luôn.

Kết quả là?

Tôi càng không muốn nghĩ đến công việc khi ở nhà, thì tôi càng thỉnh thoảng nảy ra ý tưởng. Tôi đã tự nhủ tôi sẽ cố gắng nhớ nó khi tôi quay lại văn phòng, nhưng tôi chắc hẳn sẽ quên sạch nó sau 16 giờ đồng hồ. Điều đó, hoặc tôi bị ám ảnh bởi việc ghi nhớ ý tưởng đó đến đến mức không thể tận hưởng được buổi tối của mình.

Tôi nhận ra rằng ví dụ này sẽ minh họa cho lý do tại sao Allen nhấn mạnh việc ghi chép các ý tưởng ra, nhưng đối với tôi, nó biểu thị cho điều gì đó to lớn hơn: Bạn không thể điều khiển khi nào các ý tưởng ập đến với bạn. Tôi nghĩ về một món quà cho ngày lễ thật hoàn hảo dành cho bạn trai tôi trong lúc họp nhân sự, và khi tôi chợt nghĩ ra sáng kiến dành cho địa điểm xây dựng của Capterra gần 13 triệu đô vào lúc 2 giờ sáng ngày Thứ bảy ngày trước Ngày của Mẹ.

Cố gắng chỉ phân chia nhiệm vụ trong công việc bằng “Getting Things Done” là một điều sai lầm. Bây giờ nó hoàn toàn hòa nhập vào cuộc sống của tôi, và tôi cảm thấy hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn với nó.

2. Lên kế hoạch cho các công việc của bạn

Một trong những sai lầm lớn nhất mà con người mắc phải khi thử “Getting Things Done” là không chia nhỏ nhiệm vụ của họ nhỏ đến độ thành “ hành động tiếp theo” tôi cũng vậy, lúc ban đầu tôi cũng trở thành nạn nhân của thử thách phổ biến ấy.

Câu chuyện yêu thích của tôi là về một người nào đó mắc kẹt trong “hành động tiếp theo”, đó là Drew Carey (vâng, Drew Carey từ chương trình The Price is Right). Carey đã thuê David Allen đến để sắp xếp mớ hỗn loạn về hiệu suất cá nhân của mình. Câu chyện của anh ấy, điều mà xuất hiện trong cuốn sách tâm lý nổi tiếng khác tên là “Willpower”, được kể như thế này:

Bằng cách xem lướt qua đống thủ tục giấy tờ, toàn bộ những e-mail chưa được trả lời, những nhiệm vụ còn đang dang dở khác trong máy tính của anh ta hoặc trong tâm trí của anh ra, Carey được xác định còn hàng tá dự án cá nhân và dự án kinh doanh, thứ mà được coi là điển hình, bởi vì khách hàng của Allen thường có khoảng 30 đến 100 dự án, mỗi cái có ít nhất vài nhiệm vụ cần làm, và dành trọn một ngày hoặc hai để hoàn thành quá trình lọc ra và phân loại và xử lý. Sau khi Carey xác định các dự án, anh phải chọn ra từng Hành động tiếp theo cụ thể cho từng nhiệm vụ… Khi Carey hoàn thành tất cả mọi thứ, Allen ngồi trong văn phòng của anh ấy cả ngày dài. “Ông ấy thật sự ngồi đấy và quan sát tôi hoàn thành emai của mình”, Carey nói. “Bất cứ khi gặp nào tôi khó khăn, anh ấy sẽ nói “Có chuyện gì thế?” và tôi nói với anh ấy và anh ấy sẽ “Hãy làm như thế này” và tôi sẽ làm như vậy. Anh ấy rất quả quyết về nó. Chỉ có một lần anh ấy nói “Nó có thể như vầy hoặc như thế kia. Bạn sẽ làm gì với nó?”…

Nếu bạn không nghĩ đến việc sẽ có 100 dự án mà bạn cần phải chia thành từng hành động thì bạn đã đọc chưa đủ kỹ. Ngay cả một bài đăng trên blog đơn giản cũng cần phải mất 16 điều riêng biệt cần làm, giống như ngụ ý về Carey ở trên, sẽ rất dễ bị mắt kẹt khi tìm hiểu nhiệm vụ tiếp theo là gì.

Thực tế, khi sử dụng “Getting Things Done”  một cách chính xác, xác định hành động tiếp theo trở thành phần khó nhất của hệ thống. Người thường xuyên hướng đến đường tắt. Ví dụ như, tôi đã sử dụng “Getting Things Done” để bỏ thuốc (một cách thành công). Nhưng nó không thành công ngay lập tức.

Tại sao?

Mục tiêu hành động của tôi là:

  • Bỏ hút thuốc.

Tôi nhận ra rằng bởi vì hành động duy nhất tôi làm là không hành động,  bỏ thuốc là nhiệm vụ đơn lẻ, mang tính ý chí mà tôi có thể hoàn thành cho một ngày.

Ha!

Hóa ra bỏ thuốc lại cần một số lượng lớn hành động, và nó là một dự án lớn. Nó khiến tôi mất hơn một năm để tìm ra những việc nhỏ nhặt tôi cần làm để cuối cùng cai được thuốc.

Danh sách nhiệm vụ thực tế có thể được lọc ra như thể này (có thể cho rằng một số “nhiệm vụ”  là dự án của chính chúng. Tôi đã lọc ra khá nhiều “từ bỏ hoàn toàn những nhiệm vụ” mà tôi định kỳ đặt ra cho mình, mà thường thì chúng không hoạt động):

  • Tạo ra một thư mục trong Chrome để đánh dấu các bài viết yêu thích về việc bỏ thuốc.
  • Nghiên cứu những cách thức hợp lý mà những người hút thuốc 20 tuổi khác đã dùng để bỏ.
  • Nhìn vào hình ảnh kinh tởm về răng của những người hút thuốc đã bị bào mòn để tiếp tục duy trì động lực (hàng tuần)
  • Tham gia các nhóm hỗ trợ trực tuyến dành cho người muốn bỏ thuốc gần tuổi với tôi
  • Quan sát và ghi chú những người đang phải vật lộn để bỏ thuốc như tôi đang gặp phải và cách cộng đồng giúp họ vượt qua cơn thèm thuốc
  • Chọn một phương pháp mới để từ bỏ
  • Giảm dần (hàng tuần)

Và khi cách đấy cũng không hiệu quả nữa ( không phải phương pháp từ bỏ thuốc lá nào cũng hiệu quả đối với tất cả mọi người), tôi sẽ tóm gọn lại như sau:

  • Chọn một phương pháp bỏ thuốc mới.
  • Đặt một cuốn sách hữu ích mà được nhắc đến thường xuyên trên diễn đàn của Amazon: : “Allen Carr’s Easy Way To Stop Smoking.” (Cách dễ dàng bỏ hút thuốc của Allen Carr)
  • Đọc các chương từ 1 đến 14 trong cuốn sách của Allen Carr (vào thứ Bảy).
  • Ghi nhật ký về việc đọc các chương 1 đến 14 về cuốn sách của Allen Carr (vào thứ Bảy).
  • Hoàn thành cuốn sách của Allen Carr (vào chủ nhật).
  • Ghi nhật ký về việc hoàn thành cuốn sách cảu Allen Carr (vào Chủ Nhật).
  • Tải QuitNow! PRO về để theo dõi các loại thuốc lá không có khói (vào Chủ Nhật).
  • Dọn sạch khay gạt tàn thuốc và vứt nó đi (vào Chủ Nhật).
  • Bỏ rác ra ngoài (vào Chủ Nhật ).
  • Vứt bỏ ví thuốc lá (vào Chủ Nhật).
  • Vứt thuốc lá ở phòng khách (vào Chủ Nhật).
  • Vứt bỏ thuốc lá ở phòng ngủ (vào Chủ Nhật).
  • Vứt bỏ thuốc lá ở trong xe (vào Chủ Nhật).
  • Nhắn tin cho những người bạn thân rằng tôi sẽ bỏ thuốc. Nhờ họ động viên (vào Chủ Nhật).
  • Vứt bỏ thuốc lá tại nơi làm việc (vào thứ Hai).
  • Kiểm tra QuitNow! Pro ( hằng ngày).
  • Viết mail cho cha mẹ và các anh em để thông báo với họ rằng tôi đã bỏ thuốc và rủ họ đi ăn tối để chúc mừng (vào thứ Sáu).
  • Chính thức gọi bản thân là một người đã từng hút thuốc (ba tháng sau; hoàn thành dự án).

Đó là rất nhiều bước cần làm so với việc chỉ “bỏ thuốc “ thôi đúng không?

Nhưng bằng cách chia nhỏ từng công việc thành các nhiệm vụ nhỏ, tôi cuối cùng cũng đã bỏ được thói quen khó chịu, khủng khiếp ấy. Tôi đã từ bỏ hút thuốc vào ngày 23 tháng 7 năm 2016, và đã hút lại kể từ lúc đó.

Dự án đó đã xong

Tạo ra những nhiệm vụ nhỏ ấy khiến cho việc bỏ thuốc trở nên vô cùng dễ dàng so với việc dựa vào quyết định một mình. Mỗi bước đều cảm thấy hợp lý – tự nhiên- ngay cả khiến cho con quái vật “bỏ hút thuốc” trở nên dễ điều khiển hơn.

Người ta thậm chí có thể nói rằng “ Getting Things Done” đã cứu lấy đời tôi.

Mặc dù từ bỏ thói quen nicotine là một ví dụ khắc nghiệt về làm dự án trông dễ dàng hơn, những nhiệm vụ có thể hành động vì lợi ích của sự tỉnh táo, nhưng nó cho thấy tầm quan trọng của việc tuân thủ theo quy tắc của Allen, về việc dành thời gian để đưa ra cách làm thế nào bạn giải quyết từng dự án.

Drew Carey đồng ý:

“ Trước đây, khi tôi thấy một đống giấy tờ và không biết cái quái gì trong chúng và giống như, “Ôi, Chúa ơi” Carey nói. “Ngày mà tôi trở về số 0, thứ mà GTD đã nói về việc không có gì trong hộp thư – không tin nhắn điện thoại, không mail, không gì cả, một tờ giấy cũng không có – khi tôi đạt được điểm đó, tôi cảm thấy cả thế giới đã nhấc ra khỏi vai tôi, tôi cảm thấy như tôi vừa mới thoát khỏi sự suy ngẫm trong sa mạc, không muộn phiền gì về thế giới nữa. Tôi chỉ cảm thấy hưng phấn.”

Cảm giác hưng phấn ấy dẫn tôi đến bài học tiếp theo: tăng hiệu suất thì tốt cho sức khỏe tinh thần.

3. Hiệu suất làm việc và niềm vui thì liên quan đến nhau

Những gì bạn đọc phía trên là về tôi đã chật vật với hiệu suất làm việc như thế nào.

Tôi đã trễ công việc được giao như thế nào.

Tôi trễ gặp mặt bạn bè.

Quên những ngày quan trọng.

Tôi cảm thấy không hiệu quả và luôn vội vã, đều cùng một lúc.

Không có hệ thống quản lý công việc chính thức, tôi khá buồn về bản thân mình.

Có rất nhiều nghiên cứu chứng minh rằng ý nghĩ hạ thấp bản thân là gắn liền với hiệu suất công việc thấp, mặc dù tôi cũng duy trì rằng nguyên nhân và hiệu quả thì mập mờ trong nghiên cứu avi. Tất nhiên, sức khỏe tinh thần tồi tệ có thể dẫn đến sự suy giảm giá trị hiệu suất, nhưng liệu sự nâng cao hiệu suất có mang đến sự cải thiện về sức khỏe tinh thần?

Từ kinh nghiệm của tôi với “Getting Things Done”, câu trả lời là “Có !” cho hiện tại.

Đối với tôi, lý do tại sao đây là lẽ thường: nếu bạn cảm thấy xứng đáng và ý nghĩa trong công việc của bạn, và bạn có thể hoàn thành những điều hơn thế nữa trong một ngày, thì tất nhiên bạn sẽ cảm thấy tự hào về bản thân.

Với Allen, chắc chắn, ông sẽ có những bước tiến xa hơn.

Hãy nghe phần giới thiệu qua buổi nói chuyện của David Allen tại TED

Câu nói mà khiến tôi chú ý nhất?

Tôi sẽ dụng võ thuật, cái mà được gọi là ‘tâm trí như nước”. Một cơ thể đầy nước phản ứng với áp lực vật lý sẽ hoàn toàn thích hơp. Nó không phản ứng thái quá, nó cũng không không xảy ra phản ứng. Bạn ném một hòn sỏi. Nó trở thành hòn sỏi. Bình tĩnh trở lại và cân bằng lại ngay. Nếu bạn ném một tảng đá. Nó trở thành tảng đá. Nó rất là vô tư. Nó không dự tính rằng cục đá sẽ đụng vào. Nó không tức giận khi ai đó làm phiền cuộc sống bình yên của nó. Bình tĩnh và cân bằng lại ngay.

Khi mà cuộc đời được sắp xếp, bạn có thể phản ứng thích hợp với những điều ập đến-  dù cho nó là một bản báo cáo đã được bình tĩnh làm xong trong vòng nhiều tháng hoặc lo lắng dồn dập khi đón hẹn người mình thích trong trường. Đánh giá trường hợp khẩn cấp dành cho trường hợp khẩn cấp, thay vì cứ mang lại danh sách những việc cần làm mơ hồ mà bạn đang cố gắng nhớ lại.

Nó có thể là sự liều thuốc cho bất kỳ ai, tôi ngạc nhiên là tôi đã không nghe về đề xuất về phương pháp trị liệu từ “Getting Things Done” thường xuyên hơn. Tôi sẵn lòng cá rằng nó sẽ giúp các khách hàng cảm thấy tốt hơn.

Tất nhiên, bằng chứng của tôi hoàn toàn là chuyện vặt và có thể dấu hiệu của văn hóa làm việc đạo đức cao, nhưng tôi sẵn lòng cá cược rằng bài học này không chỉ cung cấp cho tôi. Cho tôi biết thêm ở phần bình luận nếu bạn cũng đã được trải nghiệm hiệu quả từ GTD.

4. Không công cụ hiệu suất nào có thể tự mình sửa chữa một hệ thống bị hỏng.

Tôi không chỉ là một người viết blog.

Tôi không chỉ là một người viết blog công nghệ. 

Tôi không chỉ là một người viết blog công nghệ về hiệu suất làm việc.

Tôi là người viết blog nhận xét và về các phần mềm quản lý dự án và phần mềm quản lý nhiệm vụ, công việc tôi làm để kiếm sống.

Tôi đã được tiếp xúc với một loạt các công cụ hiệu suất được thiết kế để cải thiện hiệu suất cá nhân của bạn. Tôi đang nói đến việc thử nghiệm các sản phảm mà bạn có thể đã từng thử, bao gồm Trello, Asana, Trigger, Taskword và Remember the Milk, một cách thường xuyên. Tôi bắt đầu làm việc với các loại phần mềm này khoảng một năm trước khi đọc “Getting Things Done”.

Tin tôi đi. Tôi biết những gì mà các sản phẩm này hứa hẹn và những điều mà chúng có thể làm thực sự.

Những công cụ hiệu suất này rất tuyệt khi chúng được dùng một cách chính xác – nhưng tìm ra cách sử dụng chúng lại là phần khó nhất khi áp dụng một hệ thống quản lý hiệu quả mới.

Khi học cách sử dụng “ Getting Things Done”, tôi đã lướt qua một số lựa chọn phần mềm GTD miễn phí.

Đầu tiên là Producteev, cái mà, rất rõ ràng, tôi sẽ không khuyên bạn dùng nó bởi vì nó đã không được cập nhập gần 4 năm, điều này gây ảnh hưởng lớn về an ninh mạng. Thêm vào đó, hệ thông đã chậm và tôi bị nó làm chôn vùi bởi những dự án bị dán nhãn sai.

Producteev làm việc như một ứng dụng mới, nhưng tôi đã nhanh chóng bỏ nó để thay thế Wrike.

Wrike là một công cụ mà tôi có thể, tại thời điểm này, quay lại và hài lòng với nó. Tôi đã phạm 2 sai lầm với Wrike. Đầu tiên, tôi đã thử với các tùy chọn nâng cao của nó, mặc dù tôi chỉ có ý định sử dụng phiên bản bán trả phí của nó, vì vậy khi chạy thử phiên bản nâng cao, tôi có thể cảm nhận được các hiệu ứng của các chức năng đã cạn kiệt. Thứ hai là, tôi bắt đầu quản lý một số dự án nhóm trên hệ thống, cái mà, trong tâm trí tôi, đã chuyển Wrike thành một công cụ “làm việc” trên mạng thay vì công cụ “Rachel”. Tôi chuyển tiếp.

Như đôi giày của Lọ lem, Todoist phù hợp với tôi một cách hoàn hảo đến mức tôi vui vẻ trả phí chỉ dưới 30 đô la một năm cho Todoist Premium. Ứng dụng này là ứng dụng di động đầu tiên mà lý tưởng cho việc nắm bắt các ý tưởng ập đến, và nó không quá nhiều tính năng đến nỗi tôi phải bị quá tải khi sử dụng nó.

Tuy nhiên, tôi tự tin rằng tôi đã thử Todoist trước, tôi sẽ kết thúc bằng một công cụ khác. Có rất nhiều công cụ tác vụ tuyệt vời cho “Getting Things Done”, nhưng không có công cụ nào hữu ích nếu bạn không sử dụng hệ thống một cách chính xác.

5. Con người và hệ thống đều có giới hạn

Tôi không sử dụng phạm vi.

Tôi đã bỏ thư mục “ một ngày nào đó “ vào trong sáu tháng đầu tiên của mình.

Tôi chưa bao giờ tạo một thư mục “có thể”.

Tôi lên lịch cho tất cả nhiệm vụ, không chỉ những công việc có ngày đáo hạn, ngoại trừ những việc nằm trong danh sách các mục tiêu muốn đạt được.

Tôi giữ danh sách các mục tiêu muốn đạt được ở vị trí đầu tiên

Điều mà tôi nhận ra rằng phương pháp GTD không hoàn toàn phụ hợp với tôi. Và như thế cũng không sao, đặc biệt từ lúc tôi đã học để hiểu rằng những phần hiệu quả quan trọng nhất của nó là dành cho tôi:

  • Nắm được các ý tướng
  • Chia nhỏ các dự án
  • Quy tắc 2 phút
  • Đánh giá hàng tuần

Tôi tìm thấy các tín hiệu phạm vi gây mất tập trung, vì tôi dành phần lớn thời gian của mình ở một số nơi thường đến (công ty, xe hơi và nhà) trừ khi tôi đi đâu đó với mục đích cụ thể (ví dụ , cửa hàng tạp hóa hoặc trung tâm mua sắm).

Khi tôi sử dụng GTD trong vài năm qua, tôi đã học được rằng cố gắng tuân thủ một cách nghiêm ngặt phương này sẽ khiến tôi căng thẳng hơn là giúp ích cho tôi. Tôi đã học được cách giữ lại những điều tốt đẹp và bỏ đi những điều không liên quan.

Nhiều bài học hơn từ “Getting Things Done?

Tôi không biết tất cả câu trả lời cho điều gì khiến cho GTD hiệu quả hoặc không hiệu quả, nhưng tôi biết rằng phương pháp hiệu suất này đã là cuộc sống và người cứu rỗi sự nghiệp của tôi. Tôi biết khi nào tôi nên chú tâm vào công việc và khi nào thì tôi nên coi chương trình Shameless, và thời gian để đi ngủ.

Tôi rất sẵn lòng nghe phản ứng của bạn về bài viết này. Bạn đã sử dụng hoặc đã quan tâm về việc sử dụng phương pháp “Getting Things Done” này chưa? Trải nghiệm từng có của bạn là gì? Bạn có đồng ý hoặc không đồng ý với thông tin mà tôi mang lại không? Tại sao? Ứng dụng nào bạn dùng để thành công?

Hãy để lại bình luận phía dưới và tôi chắc chắn sẽ trả lời.




Comment