“BẮT MẠCH” NHỮNG LÝ DO KHIẾN NHÂN VIÊN CỦA BẠN THƯỜNG XUYÊN TRỄ DEADLINE

tre deadline va giai phap GTD
Nhân viên của bạn liên tục trễ deadline và dường như đã “nhờn” với những lời nhắc nhở? Đã đến lúc bạn “đào sâu” gốc rễ lý do và ứng dụng giải pháp quản lý hiệu suất cá nhân một cách toàn diện. Các dự án chậm trễ sẽ làm mất điểm khách hàng, giảm doanh thu, lãng phí thời gian và tiền lương cho nhân sự. Với nhiệm vụ của nhà quản lý, bạn cần nắm rõ đâu là “căn nguyên” khi đội nhóm thường xuyên trễ tiến độ, cũng như có thể đề xuất triển khai các giải pháp cải thiện.

1- Nhận thức về tầm quan trọng của deadline chưa tốt

Là quản lý nhân sự, lãnh đạo doanh nghiệp, nếu nhân viên của bạn thường xuyên trễ deadline, khả năng cao là bạn đang chưa chỉ ra cho họ tầm quan trọng của việc đảm bảo mọi thứ chạy đúng tiến độ.

Deadline như một “lằn ranh sống chết” đối với hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Hãy cho nhân viên của mình nhìn thấy bức tranh toàn cảnh: công việc mình phụ trách có ảnh hưởng ra sao đến những bộ phận khác, cũng như nếu một mắt xích trong chuỗi nhiệm vụ chung gặp vấn đề sẽ gây lỗi cho cả hệ thống như thế nào.

Hãy công khai rõ ràng các deadline

Giải pháp cho các nhà quản lý là công khai những deadline này. Hãy thẳng thắn trao đổi với tất cả mọi người về tiến độ công việc của họ, yêu cầu cam kết đảm bảo tiến độ trong các cuộc họp công ty/ phòng ban, cuộc họp 1-1, lập danh sách deadline cụ thể trên các hệ thống quản lý hoặc các kế hoạch thực thi.

Một khi tất cả đều nhìn nhận rõ vai trò của mình trong bức tranh lớn và tính cấp bách, chi tiết của deadline, mỗi cá nhân sẽ tự nâng cao ý thức của mình với thời hạn công việc.

Hãy công khai rõ ràng các deadline, giúp nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của mình đối với "vận mệnh" tổ chức
Hãy công khai rõ ràng các deadline, giúp nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của mình đối với “vận mệnh” tổ chức

2- Không dự đoán được tiến độ thực hiện

Việc giao khoán cho nhân viên tự chủ với danh sách deadline cụ thể cũng chưa chắc đảm bảo kết quả đạt tiến độ dự kiến. Đó là khi người nhân viên chưa ước lượng chính xác tiềm năng vấn đề, lường trước các sự cố phát sinh dẫn đến kéo dài thời gian xử lý.

Nhà quản lý có thể nhờ các chuyên gia tư vấn lập kế hoạch sao cho phù hợp. Mục tiêu là làm cách nào để từng nhân viên đưa ra mốc thời gian dự kiến không sai lệch quá lớn so với thực tế. Kinh nghiệm từ chuyên gia trong ngành có thể giúp đội ngũ của bạn dự tính chuẩn xác nhất có thể các deadline. Bởi họ am hiểu sâu về hoạt động, chuỗi quy trình xử lý cũng như những khó khăn gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện.

Với những người có tầm nhìn ngắn hạn, tình trạng “nước đến chân mới nhảy” sẽ thường xuyên bị lặp lại. Tệ hơn, họ hoặc miễn cưỡng, hoặc cuống quýt “chạy cho kịp” mà không đáp ứng được chất lượng công việc. Trong tình huống này, nhà quản lý hãy giúp nhân viên của mình trau dồi kỹ năng lập kế hoạch theo ngày/ tuần/ tháng, phân bổ thời gian hiệu quả, đồng thời buộc họ cam kết thời hạn thực hiện deadline.

3- Kỹ năng tổ chức và sắp xếp kém

Nếu quá trình thực hiện chuỗi công việc khá phức tạp, rất có thể nhân viên của bạn sẽ khó có thể sắp xếp, kiểm soát hoặc ghi nhớ hết được tất cả những thứ cần làm. Cuối cùng, tình trạng việc nọ xọ việc kia hoặc sót việc sẽ làm tổng thể dự án bị chậm tiến độ.

Ví dụ, công ty của bạn sắp diễn ra sự kiện ra mắt sản phẩm lớn, với sự tham gia của nhiều đối tác và khách hàng tiềm năng. Các phòng ban của công ty được yêu cầu dốc sức chuẩn bị đầy đủ mọi thứ cho buổi tổng duyệt diễn ra 1 ngày trước sự kiện.

Tất cả dường như đều sẵn sàng, cho đến khi bạn phát hiện ra một nhân viên quên làm video pre-show để phát ở đầu sự kiện. Khi có quá nhiều thứ phải làm, việc sai sót hoặc bỏ quên vài hạng mục là điều khó tránh khỏi. Vấn đề được xác định ở đây là do người thiết kế video đó đã không tổ chức, sắp xếp các đầu việc cần làm một cách chi tiết.

Chia nhỏ dự án thành các mục nhỏ

Vì vậy, nhà quản lý cần hướng dẫn đội ngũ của mình chiến thuật chia nhỏ dự án lớn thành các đầu mục nhỏ: từ cấp Dự án (Project) → Nhóm công việc (Master List) → Task (Checklist) → Sub-task. Việc liệt kê hết tất cả mọi thứ rõ ràng sẽ tạo thuận tiện cho nhân viên có thể sắp xếp thời gian thực hiện, quản lý được các deadline nhỏ cho từng ngày thay vì dồn hết tất cả vào giai đoạn nước rút. Nhân viên của bạn sẽ không bị sót nhiệm vụ, cũng như không còn choáng ngợp trước núi việc khổng lồ.

chia nho viec va phuong phap GTD
Bạn có thể áp dụng nhiều công thức chia nhỏ việc, quản lý deadline theo ngày/ tuần để giảm bớt gánh nặng cho nhân viên

4- Thiếu cơ chế khen thưởng và xử phạt

Bên cạnh sự nhắc nhở  về tầm quan trọng của deadline, kế hoạch – phương pháp hỗ trợ đội ngũ dự đoán chính xác tiến độ và sắp xếp đầu việc thật khoa học, nhà quản lý cũng cần một cơ chế khen thưởng và xử phạt xứng đáng.

Một nhân viên có thể miễn cưỡng chấp nhận bị chỉ trích cá nhân khi trễ deadline. Tuy nhiên, nếu áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn như phê bình trước tập thể hoặc “đánh vào tài chính”, không loại trừ khả năng người đó sẽ có động lực để thay đổi hơn và cam kết hoàn thành công việc theo kế hoạch.

Có phạt ắt phải có thưởng. Phần thưởng cho những nhân viên luôn nỗ lực hoàn thành deadline đúng thời hạn, đảm bảo kế hoạch chung của tập thể sẽ là động lực to lớn để tất cả mọi người cùng phấn đấu nhằm mang lại kết quả tốt nhất cho tổ chức.

Getting Things Done – “Nghệ thuật làm việc hiệu quả – Giải tỏa áp lực”

“Thời gian là vàng bạc”, vậy nhưng, nếu không có kế hoạch thực hiện và giám sát khoa học, mọi thứ sẽ luôn trong tình trạng trễ nải, kém chất lượng. Ngay cả đa nhiệm (multi-task) cũng là nhân tố khiến hiệu suất công việc tụt dốc, bởi nhân viên của bạn phải ôm đồm một lúc quá nhiều thứ, dẫn đến không thể toàn tâm toàn ý giải quyết triệt để – đúng hạn bất kỳ công việc nào. Multi-task còn là biểu hiện của kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian kém.

Đảm bảo deadline diễn ra kịp thời theo bản kế hoạch chung, đồng thời nhân viên luôn giữ mức hiệu suất hàng ngày ở mức cao vốn là mong đợi của những người làm lãnh đạo, quản lý tại các tập đoàn, công ty. Thấu hiểu được nỗi lo về hiệu suất kém cũng như trễ deadline mà DN phải đối mặt, STEP Education đã mang về Việt Nam khóa huấn luyện Gettting Things Done: “Nghệ thuật làm việc hiệu quả – Giải tỏa áp lực”.

Thực hành quy trình 05 bước GTD

Được biết đến với tên gọi GTD, Getting Things Done giúp mỗi cá nhân trong tổ chức thuần thục quy trình 05 bước Quản lý công việc: Thu thập – Sàng lọc – Sắp xếp – Đánh giá – Thực thi.

Quy trình ứng dụng GTD vào quản trị hiệu suất trong tổ chức
Quy trình ứng dụng GTD® mang lại kỷ luật thực thi mọi việc cho đội ngũ của bạn dựa trên nền tảng động lực

Nguyên tắc để áp dụng thành công GTD chính là “mỗi lần, một việc”, cũng như “không giữ bất kỳ thứ gì, dù là nhỏ nhất, ở trong đầu”. Nhận diện đầy đủ việc cần làm, phân bổ task hợp lý trong từng khung thời gian dự kiến, sử dụng nguồn nhân lực phù hợp, rà soát định kỳ từng tuần để đảm bảo thực hiện mục tiêu đề ra và thực hiện chúng với năng lực tập trung cao độ. Thuần thục những nguyên tắc này là cơ sở giúp nhân viên của bạn “diệt gọn deadline” một cách hiệu quả.

Bạn xem thêm về phương pháp Getting Things Done tại đây.

Về STEP Education

Với sứ mệnh “mang lại những giá trị thiết thực cho các cá nhân và doanh nghiệp”, đội ngũ STEP Eduction đã dành hơn 2 năm để đáp ứng tất cả các tiêu chí theo chuẩn toàn cầu của Học viện David Allen. Ông Lê Hữu Nghĩa – nhà sáng lập STEP, đã tham gia các khóa đào tạo trainer tại Hà Lan, là người đầu tiên và duy nhất được học viện David Allen cấp chứng chỉ dạy GTD tại Việt Nam.

Bên cạnh nội dung và chất lượng giảng dạy theo tiêu chuẩn của Học viên David Allen, STEP Education áp dụng mức học phí tiết kiệm đến 80% so với đăng ký học GTD tại Singapore.

Để giúp các cá nhân và DN hiểu rõ giá trị của GTD, chúng tôi sẽ tổ chức:
  • Trải nghiệm khóa huấn luyện GTD® dành cho Tổng Giám đốc, Giám đốc các công ty, tập đoàn thực sự quan tâm đến việc phát triển tổ chức và nâng cao kỹ năng quản lý cho nhân viên: tổ chức vào 17/12/2020. Thông tin chi tiết Trải nghiệm tại đây.
  • Khóa huấn luyện GTD® dành cho các cá nhân mong muốn cải thiện hiệu quả công việc và thiết lập cuộc sống cân bằng: tổ chức vào 22/12/2020. Thông tin chi tiết Khóa huấn luyện tại đây.
  • Hội thảo “Nghệ thuật làm việc hiệu quả – Giải tỏa áp lực” dành cho các Tưởng phòng nhân sự, Chuyên viên phụ trách đào tạo tại doanh nghiệp, giúp giải quyết những vấn đề đau đầu về nhân sự: tổ chức vào 05/01/2021. Thông tin chi tiết Hội thảo tại đây.

Địa điểm: Liberty Central Saigon Riverside, 17 Tôn Đức Thắng, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM

Các anh (chị) đăng ký tham dự các chương trình của STEP tại đây.

THÔNG-TIN-LIÊN-HỆ-STEP



Comment