“BẮT BỆNH” NHỮNG HÀNH VI, THÓI QUEN XẤU ẢNH HƯỞNG TIÊU CỰC ĐẾN HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC

Thói quen xấu ảnh hưởng hiệu suất công việc

1- Các vấn đề xoay quanh kế hoạch làm việc

Kế hoạch phi thực tế:

Một mục tiêu quá viển vông xa vời sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất, năng lượng làm việc của bạn; bởi bạn đã dồn rất nhiều công sức thực hiện nhưng kết quả thu về cách quá xa đích đến mong muốn. Thay vào đó, hãy bắt đầu với mục tiêu dù khó nhưng vẫn có khả năng đạt được nếu bạn hành động với quyết tâm và năng suất cao – nguyên tắc Attainable trong phương pháp thiết lập mục tiêu SMART. Bên cạnh đó, bạn cũng cần vạch ra nhiều phương án dự phòng để luôn chủ động trong mọi tình huống nhé.

Mục tiêu thiếu chi tiết:

Bạn có thường xuyên đặt câu hỏi “Ngày mai mình sẽ làm gì”? Nếu chưa, hãy làm ngay, đây là cách để bạn trau dồi kỹ năng lập kế hoạch. Lịch làm việc hàng ngày hiệu quả không chỉ bao gồm các đầu việc cần thực hiện một cách chung chung, mà còn gồm các ghi chú về thời gian, phương pháp, người thực hiện… Điều quan trọng là bạn nên suy nghĩ thật cụ thể, thực tế về danh sách công việc của mình – nguyên tắc Specific của phương pháp SMART.

Ví dụ, mục tiêu mỗi ngày của bạn là dành ra 01 giờ ôn luyện tiếng Anh, nhưng bạn không quy định thời gian học cụ thể vào khung giờ nào, học nội dung gì. Điều này sẽ đẩy bạn vào tình thế không biết bắt đầu từ đâu, học như thế nào… Thay vào đó, hãy chọn đích đến (kết quả trình độ tiếng Anh bạn muốn đạt được); chọn khung giờ ôn tập cụ thể; chi tiết hóa nội dung bài học từng ngày; cuối cùng là cân đối thời gian giữa việc học Anh văn với việc công sở, khung giờ nghỉ ngơi và các kế hoạch khác.

lập kế hoạch theo tiêu chí SMART
Lập kế hoạch theo tiêu chí SMART: cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan, có thời hạn.

Bạn đọc tham khảo bài viết có đề cập đến nguyên tắc SMART trong thiết lập mục tiêu

Ngó lơ quá trình, chỉ quan tâm kết quả:

Đôi khi mục tiêu và kết quả mong đợi có thể đem lại nhiều gánh nặng cho bạn. Ví dụ, bạn lên kế hoạch hoàn thành tất cả chỉ tiêu KPI của dự án và luôn theo đuổi mục tiêu đó. Phải chăng khi dự án kết thúc cũng là lúc bạn không còn động lực làm việc? Tất nhiên câu trả lời là không, nhưng bạn cần nhận thức rằng chính quá trình tập trung thực hiện – hoàn thành mọi việc đã tạo thành thói quen và kéo theo một kết quả tốt.

Tips cho bạn: Hãy tập trung vào quá trình, đừng quá lo lắng đến những điều chưa đạt được. Bằng cách này, bạn sẽ nhận ra sự tiến bộ từng ngày của bản thân, có thời gian lẫn tâm trí tận hưởng cuộc sống thực tại.

Thiếu công cụ hỗ trợ:

Hiện nay, có khá nhiều công cụ lập kế hoạch công việc phổ biến được khuyên áp dụng. Có thể kể đến như phương pháp 5W1H2C5M, sơ đồ Gantt, phương pháp Pomodoro, ma trận 2×2… Về bản chất, đây đều là các giải pháp lập kế hoạch hữu ích, tuy nhiên, hãy nghiên cứu kỹ càng và lựa chọn phương pháp áp dụng linh hoạt, phù hợp với công việc của bạn.

Nếu bạn đang gặp rắc rối với việc lập kế hoạch, xác định việc cần làm hàng ngày cũng như bị tình trạng “ôm đồm” quá nhiều thứ dẫn đến kiệt quệ năng lượng, hãy cùng nghiên cứu và áp dụng phương pháp Getting Things Done – GTD. Được phát triển từ chuyên gia hàng đầu về quản trị hiệu suất David Allen, bộ công cụ GTD về cơ bản gồm 05 bước thực hiện.

quy-trinh-GTD
Quy trình thực hành 05 bước Getting Things Done

2- Các vấn đề xoay quanh quá trình làm việc

“Bệnh” đa nhiệm:

Một nghiên cứu đã chỉ ra, chỉ có 2% dân số có khả năng thực hiện đa nhiệm hiệu quả. Đối với 98% dân số còn lại, chúng ta đã và đang làm giảm 40% năng suất của mình, cũng như gây sai lầm nhiều hơn 50% so với những người không làm việc đa nhiệm. Nghiên cứu cũng cho thấy: đa nhiệm có thể khiến chúng ta làm việc kém hiệu quả, tăng sai sót, căng thẳng và gây tổn thất cho nền kinh tế toàn cầu 450 tỷ USD mỗi năm.

Ví dụ trong cuộc họp, bạn thấy tin nhắn mới xuất hiện trên điện thoại. Bạn nghĩ rằng bạn vừa có thể nghe mọi người thảo luận và phản hồi tin nhắn cùng lúc. Nhưng sự thật là bạn vừa không bắt kịp nội dung cuộc họp, vừa trả lời tin nhắn vội vã (mà rất có thể nội dung tin nhắn cẩu thả đó sẽ khiến bạn hối hận). Việc cố làm hai việc gần giống nhau vào cùng lúc chắc chắn không hiệu quả bằng nguyên tắc “Giờ nào, việc nấy” – mỗi việc vào một thời điểm.

Cố gắng ôm đồm mọi thứ:

Hãy học cách lựa chọn những thứ ưu tiên và biết giao phó công việc cho người khác
Hãy học cách lựa chọn những thứ ưu tiên và biết giao phó công việc cho người khác

Bạn nghĩ bạn có thể xử lý nhiều việc vào một thời điểm rất “perfect”, nhưng khi trách nhiệm càng đè nặng lên đôi vai, bạn càng thấy khó chịu và chỉ chực “sụp đổ” bất kỳ lúc nào? Bạn đã từng trải qua tình trạng: Càng thăng tiến lên các vị trí cao hơn những ngày đầu đi làm, trách nhiệm và danh sách đầu việc càng nối dài không ngừng trong khi quỹ thời gian rất chi eo hẹp? Giải pháp lúc này cho bạn là “giao việc này cho người có khả năng làm tốt hơn mình”.

Chưa biết cách từ chối:

Vì không muốn làm ai thất vọng, bạn có xu hướng “Ai cho gì cũng lấy, ai giao gì cũng nhận”? Bạn e ngại mình sẽ làm phật ý sếp hay đồng nghiệp? Thay vì lo lắng thái độ của người khác khi từ chối họ, hãy học cách “Nói không”. Đồng thời, thiết lập quỹ thời gian làm việc hiệu quả, từ đó bạn sẽ có lý do chính đáng để từ chối những đề nghị kiểu “bất chợt”.

Bạn cũng có thể áp dụng 03 bước từ chối khéo sau đây:

  • Lập danh sách “Nhất quyết nói không”: Đối với những việc vô bổ; đi ngược lại mục tiêu/ ưu tiên của bạn tại thời điểm đó; có thể gây tổn hại tới người khác; hoặc biết chắc mình không thể dành toàn tâm toàn ý thực hiện.
  • “Đừng nhận lời vội, cũng đừng từ chối vội”: Hãy thử trả lời “Việc này quan trọng đấy, để tôi xem lịch đã nhé”. Thói quen này sẽ phát tín hiệu cho đối phương biết rằng, bạn là người làm việc có nguyên tắc và kế hoạch. Nó cũng cho bạn khoảng dừng hợp lý để xem xét thấu đáo “Có nên sắp xếp thời gian giúp đỡ họ hay không”.
  • “Lời từ chối đi kèm quà tặng”: Chia sẻ cảm xúc với họ, ví dụ “Cám ơn bạn đã tin tưởng tôi. Tôi hiểu điều này rất quan trọng với bạn. Tôi cũng muốn giúp lắm nhưng…”. Chỗ trống đó có thể là lý do: vướng lịch trình, hoặc mối bận tâm nào đó của bạn. Sau đó, hãy “tặng quà” cho họ: gợi ý giải pháp giúp họ tự làm việc đó, sự trợ giúp từ ai khác hoặc lời hứa sẽ giúp đỡ lần sau, thậm chí là giúp đỡ một phần nhỏ.
Học cách "Nói không" để làm việc hiệu quả và cân bằng quỹ thời gian dành cho công việc của bạn hơn
Học cách “Nói không” để làm việc hiệu quả và cân bằng quỹ thời gian dành cho công việc của bạn hơn

Quá cầu toàn:

Một số biểu hiện của người ưa chuộng sự hoàn hảo: cố gắng ôm đồm tất cả, khó chấp nhận phản hồi tiêu cực, có xu hướng trì hoãn, dễ mất cân bằng trong cuộc sống và kém sáng tạo. Điều này sẽ cản bước bạn dấn thân vào những nhiệm vụ mang tính thử thách cao, bóp nghẹt khả năng tư duy “bên ngoài chiếc hộp”, đồng thời tạo nhiều áp lực vô hình lên mọi người xung quanh.

Vì vậy đừng chờ đợi, hãy mạnh dạn “thử và sai”, rút kinh nghiệm để luôn tiến phăng phăng về phía trước. Chủ tịch HĐQT Thế Giới Di Động Nguyễn Đức Tài từng nói: “Điều các bạn đang thấy tại Thế Giới Di Động là những thành công mà công ty đạt được sau quá trình thử và sai. Có rất nhiều thứ từng bị dẹp, nhiều thất bại phía sau mà các bạn chưa nhìn thấy”.

Bị phân tâm bởi các thiết bị công nghệ:

Đừng để các thiết bị công nghệ khiến công việc lẫn cuộc sống bạn trở nên xáo trộn, bức bối
Đừng để các thiết bị công nghệ khiến công việc lẫn cuộc sống bạn trở nên xáo trộn, bức bối

Một nghiên cứu về hiệu suất con người được tiến hành năm 2015 trên Tạp chí Tâm lý học Thử nghiệm đã chứng minh: Khi mọi người đang thực hiện một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao độ mà nhận cuộc gọi hoặc nhắn tin trả lời trên điện thoại, họ có xu hướng đưa ra nhiều câu trả lời sai và có những phỏng đoán gấp gáp hơn gấp 3 lần.

Vì vậy, bạn cần chủ động tạo ra môi trường giúp bạn có thể tập trung 100%: thiết lập khung thời gian kiểm tra hộp mail, tin nhắn cố định trong ngày; chuyển các thiết bị sang chế độ im lặng; ứng dụng Outlook để lọc và trả lời mail tự động; hạn chế / cắt bỏ hoàn toàn các trang mạng xã hội trong thời gian làm việc. Nếu tính chất công việc của bạn phải tiếp xúc hàng ngày với các công cụ trên, đừng thực hiện chồng chéo nhiều việc cùng một lúc. Bạn có thể phân chia thời lượng cụ thể cho từng mục: trả lời email, gọi điện cho khách hàng, nghiên cứu các trang mạng xã hội… Hãy nhớ nguyên tắc chung: “Mỗi lần một việc”.

Giới thiệu STEP Education

Với sứ mệnh “mang lại những giá trị thiết thực cho các cá nhân và doanh nghiệp”, đội ngũ STEP Eduction đã dành hơn 2 năm để đáp ứng tất cả các tiêu chí theo chuẩn toàn cầu của Học viện David Allen. Ông Lê Hữu Nghĩa – nhà sáng lập STEP, đã tham gia các khóa đào tạo trainer tại Hà Lan, là người đầu tiên và duy nhất được học viện David Allen cấp chứng chỉ dạy GTD tại Việt Nam.

Bên cạnh nội dung và chất lượng giảng dạy theo tiêu chuẩn của Học viên David Allen, STEP Education áp dụng mức học phí tiết kiệm đến 80% so với đăng ký học GTD tại Singapore. 

Để giúp các cá nhân và DN hiểu rõ giá trị của GTD, chúng tôi đều đặn tổ chức:

  • Hội thảo “NGHỆ THUẬT LÀM VIỆC HIỆU QUẢ – GIẢI TỎA ÁP LỰC” dành cho Trưởng phòng nhân sự, chuyên viên phụ trách đào tạo, huấn luyện vào ngày 05/01/2021
  • Chương trình “Trải nghiệm khóa huấn luyện GTD®” dành cho Tổng giám đốc, Giám đốc các công ty, tập đoàn vào ngày 17/12/2020. Anh (chị) xem thông tin Trải nghiệm tại đây.
  • Địa điểm: Liberty Central Saigon Riverside, 17 Tôn Đức Thắng, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM
THÔNG-TIN-LIÊN-HỆ-STEP



Comment