BẢN CHẤT PHƯƠNG PHÁP CẢI THIỆN HIỆU SUẤT GETTING THINGS DONE – GTD®

GTD

Vấn đề nhức nhối mà người lào động thường gặp phải là luôn cảm thấy choáng ngợp với các “mục tiêu cần đạt được”, mà không tập trung hoàn thành “việc cần làm”. Phương pháp Getting Things Done – GTD® phát triển bởi chuyên gia David Allen sẽ nâng cấp hiệu suất DN của bạn dựa trên nguyên tắc “tập trung và kiểm soát việc cần làm” đó.

1. Thành công tổ chức: xuất phát từ “bản năng làm việc” – hiệu suất từng cá nhân

Nhiều nghiên cứu đã chứng minh: Hành vi con người mỗi ngày chỉ có 5% không theo thói quen, 95% còn lại đều xuất phát từ “lộ trình thói quen” hàng ngày. Nguyên lý này cũng đúng cho tổ chức, vốn được tạo nên từ một mạng lưới nhân lực, với các mức độ năng suất (xuất phát từ thói quen) của mỗi người rất khác biệt.

Doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng nội lực

Vì vậy, nếu chủ DN chú trọng rèn luyện kỷ luật lao động và tạo ra thói quen năng suất cho toàn công ty, mỗi nhân viên sẽ dần hình thành “đồng hồ sinh học” của sự tự giác. Khái niệm “năng suất” đến lúc này không còn là sự ép buộc, nó xuất phát từ bản năng thực thụ từng cá nhân mang lại. Điều này chắc chắn góp công lớn vào sự phát triển mạnh mẽ cho tổ chức.

Trên cơ sở ấy, ứng dụng nghệ thuật làm việc hiệu quả nhằm xây dựng nội lực DN là sứ mệnh mà David Allen theo đuổi khi thành lập công ty mang tên ông. Ông khẳng định David Allen Academy đang giúp đỡ mọi người, mọi tổ chức sản xuất nhiều hơn với ít vốn hơn”. Hay nói cách khác, ông cải thiện kết quả chung cho các đối tác bằng cách thúc đẩy các cá nhân thuộc tổ chức phát triển “bản năng làm việc hiệu quả”.

Xây dựng thói quen làm việc hiệu suất cho từng cá nhân là điều mà chủ DN nào cũng mong đợi
Xây dựng thói quen làm việc hiệu suất cho từng cá nhân là điều mà chủ DN nào cũng mong đợi

2. Nạp năng lượng tinh thần, nâng cấp hiệu suất với Getting Things Done – GTD®

Từ những năm 80 thế kỷ trước, David Allen đã nhận ra năng lực quản trị, vận hành tổ chức của các lãnh đạo thời bấy giờ – thiết lập mục tiêu, kết quả mong đợi, tiến trình thực hiện và vạch rõ trách nhiệm từng cá nhân – còn nhiều thiếu sót. Khả năng điều hành nhân lực yếu kém của lãnh đạo dẫn đến suy giảm hiệu suất tổ chức, đây là nguyên nhân chính khiến các DN sụt giảm năng lực cạnh tranh. Chính David Allen cũng từng khẳng định trong một phỏng vấn với tờ Havard Business Review (HBR): “Nếu lãnh đạo không sắp xếp hợp lý nhiệm vụ từng cá nhân đảm trách, nhân viên sẽ không thể tối đa hóa tốc độ và hiệu năng được”.

Vậy làm thế nào để giải quyết cùng lúc 02 bài toán hóc búa: “năng lực lãnh đạo” và “hiệu suất cá nhân”? Chìa khóa của David Allen Academy nằm ở đây: Tập trung thực hành phương pháp “tạo ra cảm giác tập trung & kiểm soát tốt hơn” cho từng thành viên của tổ chức. Trong quá trình triển khai dự án, cả sếp lẫn nhân viên hãy thường xuyên tự đặt 02 câu hỏi: “Tôi đang cố gắng hoàn thành điều gì?”“Làm cách nào phân bổ nguồn lực, sự chú tâm để làm điều ấy?”.

Phương pháp này góp phần giảm tải cảm giác choáng ngợp trước hàng dài công việc chồng chéo nhau, mang lại khả năng tập trung cao. Về lâu dài, năng lực tập trung hoàn thành tuần tự từng hạng mục của mỗi cá nhân sẽ thúc đẩy tiến độ chung toàn dự án.

“Giải toán” bằng phương pháp đúng

Phương pháp Getting things done – GTD® mà David Allen Academy trang bị cho các cá nhân, tổ chức giúp họ ngừng sa đà vào các “mục tiêu phải đạt được”. Thay vào đó, mọi người học cách hoàn thành “việc cần làm” khi ứng dụng bộ công cụ này mỗi ngày. Xây dựng thói quen xem xét vấn đề và liên tục đặt câu hỏi: “Đây là cái gì và tôi sẽ làm gì với nó?”, “Hành động tiếp theo là gì (Next action)?”, “Tôi đang chịu trách nhiệm hoàn thiện những đầu việc nào?”. Phương pháp này cũng khá tương đồng với nguyên tắc “hãy làm, đừng nghĩ ngợi” của một số công cụ cải tiến năng suất khác. Dần dà, bạn sẽ thiết lập trạng thái cân bằng, giữ tâm trí luôn thảnh thơi, sáng suốt trong quá trình xử lý công việc.

Bản chất của GTD®

Vị chuyên gia hàng đầu về quản trị hiệu suất chia sẻ: “Bạn không thể quản lý thời gian. Vấn đề lớn là bạn thường xuyên rơi vào trạng thái mất kiểm soát và xao nhãng bởi hàng tá thứ phải làm. GTD® giúp bạn đạt được và duy trì trạng thái “tâm tịnh như nước – mind like water”, bằng cách thúc đẩy năng suất và sáng tạo cao độ từ nguồn năng lượng tinh thần minh mẫn”.

Do đó, công cụ quản trị hiệu suất này xuất phát từ ý niệm: “Tâm trí là nơi khởi nguồn sáng tạo, không phải để cất giữ chúng. Hãy ném mọi thứ trong đầu bạn vào một danh sách có thể mang lại cho bạn hiệu quả công việc”. Đa phần mọi người gặp khó khăn trong việc tập trung hoàn thành từng đầu mục công việc nhỏ, mà chỉ quẩn quanh với mớ mục tiêu không được cụ thể hóa bằng hành động. Càng giữ nhiều thứ mơ hồ trong tâm trí, não bộ càng lúng túng trong xử lý vấn đề, từ đó gặp khó khăn trong sáng tạo đổi mới – chìa khóa tăng trưởng và thành công cho tổ chức.

Quy trình ứng dụng GTD vào quản trị hiệu suất DN
Quy trình 05 bước GTD trong quản trị hiệu suất DN

Cải thiện hiệu suất DN và câu chuyện của STEP

Từ tháng 4/2018, công ty TNHH Giáo dục & Đào tạo STEP là đối tác độc quyền với David Allen Academy và sở hữu nhượng quyền huấn luyện phương pháp GTD® tại Việt Nam. Chúng tôi tuân thủ, giữ nguyên cốt lõi “tạo cảm giác tập trung & kiểm soát tốt” theo chuẩn toàn cầu. Đồng thời, STEP Education điều chỉnh những bài tập từ thực tế, phù hợp với bối cảnh thị trường và yêu cầu của từng doanh nghiệp.

Đến với David Allen Academy nói chung và STEP Education nói riêng, bạn sẽ được trao bộ công cụ quyền năng để hành động: nỗ lực hoàn thành mọi thứ. Kết quả cuối cùng – cam kết của chúng tôi với các đối tác – chính là tạo dựng thành công thói quen làm việc hiệu quả, góp phần hình thành bản sắc DN thời chuyển đổi số.

3. Đôi điều về David Allen

Ông sinh ra, lớn lên ở Louisiana và theo học tại Đại học New College (Florida). Ông từng trải qua hơn 30 ngành nghề trước khi bắt đầu bước chân vào sự nghiệp “gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệp”. Dự án thành lập David Allen Academy cũng được ông ấp ủ vào những năm 1980, khi ông được trao hợp đồng thiết kế chương trình cho các giám đốc điều hành và các quản lý ở Lockheed. Ông cũng từng thuộc ban sáng lập Actioneer – công ty chuyên phát triển công cụ hiệu suất dành cho PalmPilot.

Chuyên gia Quản trị hiệu suất cá nhân và DN David Allen
Chuyên gia Quản trị hiệu suất cá nhân và DN David Allen

Thành tựu trong lĩnh vực Quản trị hiệu suất

Thời điểm hiện tại, David Allen được công nhận là một trong các chuyên gia hàng đầu lĩnh vực Phát triển năng suất. David Allen Academy đã và đang cung cấp những khóa học, khóa huấn luyện Getting things done đạt tiêu chuẩn chất lượng (đi kèm chứng chỉ đào tạo) cho các đối tác là DN trên toàn cầu.

Song song việc điều hành công ty, ông cũng xuất bản 03 quyển sách: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity – miêu tả chương trình làm việc năng suất ông đã dày công nghiên cứu; Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life – bộ sưu tập các bản tin điện tử ông viết; và Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life – tiếp nối cuốn Getting Things Done của ông. Vào năm 2015, ông cũng đã nâng cấp tác phẩm đầu tay lên thành phiên bản mới.

Thông tin liên hệ STEP Education _ GTD



Comment