6 mô hình tinh thần GTD® để tự động hóa năng suất của bạn

Hãy tìm kiếm “cách thức tăng năng suất” trên Google và bạn sẽ nhận được một danh sách các cách khác nhau để có năng suất cao hơn

Những gì bạn cần không phải là những mẹo và thủ thuật mới, mà là những cách nghĩ mới về công việc.

Một khi bạn thay đổi cách của bạn về thế giới, bạn sẽ tự động bắt đầu thực hiện các bài thực hành tốt nhất.

Vẻ đẹp của việc thực hiện GTD® là bạn nhận nhiều hơn một hệ thống cho năng suất giải tỏa stress. Bạn sẽ nhận được một loạt các mô hình tinh thần mới về cách bạn tham gia vào công việc của bạn.

Và bằng cách áp dụng chúng, bạn sẽ làm việc hiệu quả trong công việc bạn. Dưới đây là 6 mô hình tinh thần từ việc thực hành GTD®

1. Đừng nhầm lẫn giữa việc có thể làm và việc không thể làm

Giống như dầu và nước.

Các mục mà bạn phải thực hiện để đạt được hiệu quả không bao giờ nên nằm trong cùng danh sách các mục mà bạn không có kế hoạch hướng tới.

Hành động có thể thực hiện đòi hỏi bạn phải suy nghĩ một cách nhất định. Chúng cần một sự đầu tư về tinh thần và năng lượng. Không nên bỏ chúng vào cùng một danh sách nhiệm vụ hoặc trong cùng một khay đựng văn bản hoặc thậm chí cùng một tệp công việc.

2. Những hành động tiếp theo không nên lưỡng lự 

Một cuộc hành trình ngàn dặm đều bắt đầu với bước đầu tiên.

Nếu bạn không có thể bắt đầu, bạn không bao giờ thực sự đạt đến đích.

Khái niệm ấy tương tự như việc áp dụng cho danh sách việc cần làm và công việc.

Nhưng trước tiên – một công việc là gì?

Một công việc là mọi việc đều phải có bắt đầu và kết thúc, và cần thực hiện nhiều hơn so với chỉ là một nhiệm vụ để hoàn thành.

Sai lầm mà hầu hết chúng ta mắc phải là chúng ta thêm các công việc vào danh sách việc cần làm và không hiểu tại sao chúng ta có hoàn thành tất cả.

Khi chúng ta nhìn vào một thứ gì đó mơ hồ như “Hoàn lại thuế thu nhập”, bộ não của chúng ta không thể phân tích được những gì cần để có được kết quả mong muốn.

Và kết quả là sự trì hoãn.

Thói quen nhắc nhở hoạt động tiếp theo là gì?” đối với bất kỳ mục nào trong danh sách việc cần làm của chúng tôi có hai điều:

• Nó giúp chúng ta xác định các công việc (cần một danh sách của riêng cho chúng)

• Nó giúp chúng ta xác định việc đơn giản nhất chúng tôi có thể làm để đạt được tiến bộ trong công việc

3. Đầu tiên hãy xác định kết quả

Điều này liên quan đến mô hình tinh thần thứ hai.Và nghe có vẻ phản trực giác.Nhưng tin tốt là bộ não con người để nghĩ theo cách này.

Đó là logic nói rằng cần phải có kế hoạch ngay từ đầu.

Các học viên GTD® lâu năm đều có hẳn một danh sách các Kế hoạch tiếp theo. Những người thực sự dày dạn kinh nghiệm có một danh sách các công việc được kết hợp với “kết quả thành công” cho mỗi công việc.

Một kết quả thành công là điều cuối cùng mà công việc phấn đấu để đạt được. Điều hoàn hảo ấy trông (và cảm thấy) như thế nào?

Khi bạn xác định kết quả ngay từ đầu, bạn sẽ:

• Biết chính xác những gì đang đe dọa và giảm các trường hợp chần chừ hơn nữa.

• Có thể ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả vì bạn biết rõ hơn ai hết.

4. Quy tắc 2 phút  

Nó thật sự rất đơn giản.

Có một mục để lập kế hoạch, và có một mục để hành động.

Nếu việc hoàn thành “Kế hoạch tiếp theo” chỉ mất hai phút hoặc ít hơn – hãy thực hiện ngay.

Đừng viết nó xuống. Đừng tạo ra danh sách. Chỉ cần thực hiện nó.

5. Việc sắp xếp mọi thứ sẽ đánh bại những khó khăn bất ngờ ập tới

Đa tác vụ giữa các thiết bị có ảnh hưởng trực tiếp đến bộ nhớ kém và làm sao nhãng sự chú ý.

Đa tác vụ (làm nhiều công việc cùng lúc) nghe có vẻ như tiết kiệm thời gian, nhưng nó không đáng để não bạn gặp khó khăn khi suy nghĩ theo cách này sang cách khác.

Nó chỉ đơn giản là làm cạn kiệt nguồn dự trữ của bạn.

Getting Things Done® tôn trọng sự thật này về năng suất của con người. Đây là lý do tại sao nó được tạo ra để tích hợp vào khối lượng công việc của mỗi người.

Sắp xếp là kỹ thuật nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau để chúng có thể được thực hiện lần lượt, mà không cần chuyển đổi thiết bị hoặc hoàn cảnh.

Tạo thói quen sắp xếp các Kế hoạch tiếp theo của bạn thành các danh sách theo hoàn cảnh. Bạn có thể tạo danh sách cho mọi thứ trong cuộc sống của bạn – một cho máy tính (@Computer), một cho văn phòng (@Office), một cho gia đình (@Home).

Một khi được trang bị các danh sách với các lựa chọn đáng tin cậy này (Các hành động tiếp theo được làm rõ), bạn chắc chắn sẽ luôn luôn:

• Thực hiện một cái gì đó đáng giá

• Tận dụng tối đa các tài nguyên có sẵn trong một cài đặt cụ thể 

6. Sắp xếp các ưu tiên lại. Đừng bỏ ưu tiên

Dấu hiệu của sự choáng ngợp là hoàn toàn bỏ qua thông tin mới hoặc bị ám ảnh về những gì mới nhất và lớn nhất.

Cả hai hành vi đều được bắt nguồn từ việc không thể hiểu được các kế hoạch liên quan đến việc thực hiện (hoặc không thực hiện) một nhiệm vụ và do đó việc không có khả năng sẽ được ưu tiên.

Dựa trên nền tảng của 5 mô hình tinh thần được thảo luận cho đến nay, đây là mô hình thứ sáu giúp các học viên GTD® nên đầu tư năng lượng để đạt được những cơ hội tốt nhất.

Sắp xếp các ưu tiên lại. Đừng xóa bỏ chúng.

Danh sách ưu tiên của bạn không nên cứng nhắc. Nghĩa là không nên ngừng phát triển.

 Khi dữ liệu mới và các cơ hội đến với bạn, hãy phân tích các đầu vào này và sau đó sửa đổi các ưu tiên của bạn cho phù hợp dựa trên những gì tốt nhất cho mục tiêu của bạn.

Đây là cách khách quan nhất để duy trì nhiệm vụ, xử lý những bất ngờ và đưa ra quyết định đúng đắn trong mọi tình huống.

Bạn có bất kỳ mô hình tinh thần nào đưa bạn ra khỏi việc sao nhãng, điều khiển vô thức công việc không?

Chia sẻ nó trong các ý kiến ​​dưới đây.




Comment